Управление текущими событиями организации, или оперативное управление, является необходимой частью работы над проектом. Сюда входит, например, ежедневное взаимодействие с подчиненными или мгновенное реагирование на все поступающие задачи. Но реальную пользу это приносит только в том случае, если работа построена на основе продуманной и утвержденной стратегии, чем и должен заниматься собственник предприятия. В противном случае это бесконечный, ресурсоемкий, хаотический процесс.
В любом учебнике по управленческой деятельности рассказывается, как правильно организовать работу: спроектировать, внедрить, а затем делегировать систему оперативного управления компанией высшему руководству. Но на практике все оказывается гораздо сложнее. Перед внедрением новой системы управления важно создать необходимые условия.
Обучать персонал
Чтобы уйти от «оттока», задачи нужно делегировать. И сделать это так, чтобы постоянно не отвлекаться на управление.
Чтобы компания процветала, а владелец мог решать стратегические задачи, в команде должны быть инициативные лидеры и добросовестные исполнители.
Существует множество систем типологий сотрудников, но все они так или иначе сводятся к тому, что в компании должны работать мотивированные и заинтересованные люди. Поэтому на данном этапе очень важно провести качественную оценку персонала. Наилучшим способом решения этой проблемы являются методы, в которых основным критерием является результативность, а не компетентность. Например, можно использовать метод «360 градусов» — это оценка сотрудника его коллегами, подчиненными, руководством, клиентами и им самим.
Что делать с теми, кто показал себя неэффективными сотрудниками? Для начала попробуем их «исправить», то есть мотивировать. Здесь нужно выявить тех, кого вдохновляют достижения: они будут работать веселее, если им пообещают премию. А вот тех, кто мотивирован наказаниями, и тех, кто вообще не реагирует на стимуляцию (это еще хуже), нужно утилизировать. Важно сделать этот процесс поэтапным и неочевидным для команды. В противном случае у вас есть все шансы разорить компанию.
Необходимо четко донести до остальных представление о том, чего вы от них ждете, вернее, за что выдаете зарплату. Сотрудник должен понимать, что его действия приносят такую прибыль компании, поэтому он получает такую зарплату и такую премию. Другими словами, внедрить прозрачную систему материальной мотивации на основе показателей эффективности – KPI (Key Performance Indicator).
Разберитесь с финансами
Итак, с командой разобрались. Перейдем к самой животрепещущей для любого бизнесмена теме – финансам компании.
Иногда, особенно во время бурного роста, собственник и топ-менеджмент забывают о самом главном — экономике проекта. Для того, чтобы вы четко понимали, как деньги приходят и уходят, вам необходимо провести ряд процедур.
- Рассчитайте удельную экономику проекта — доходность или убыточность одной единицы товара или услуги на одного клиента. Это позволит понять, какие продукты нужно усилить, а от каких полностью отказаться, чтобы бизнес в целом оставался прибыльным.
- Выявить и продвигать самый маржинальный продукт. Руководствуйтесь принципом: укрепляйте сильное, чтобы развивать слабое. Если прибыли нет, у вас просто не будет ресурсов для новых направлений.
- Проверьте фонд оплаты труда (ФОТ) на целесообразность. Вы удивитесь, но при правильном расчете экономики проекта может оказаться, что "двух с половиной копателей" вам будет достаточно. Иногда вместо того, чтобы держать трех сотрудников, лучше распределить (за доплату) дополнительную часть задач между двумя сотрудниками — это существенно сэкономит фонд оплаты труда.
Все это необходимо сделать для того, чтобы подготовить среду для передачи кастомизированных процессов высшему руководству компании.
Стандартизировать процессы
Перейдем к тактическим действиям. Вы когда-нибудь задумывались, почему работники ресторанов быстрого питания работают так быстро? Потому что у них четко прописаны процессы: они знают, в каком порядке ставить бургеры, как передвигаться по кухне, чтобы не задеть коллегу, сколько граммов соуса добавить в то или иное блюдо. То же самое следует сделать с любым процессом в вашей компании.
Можно начать с того же персонала: составить должностные инструкции. Только не качайте из интернета, а пишите, что именно должен делать конкретный сотрудник в вашей компании. Также рассчитайте систему KPI — о необходимости использования этой методики мы уже говорили выше. Лучше, если она будет утверждена для всех сотрудников.
В продажах обязательно внедряйте CRM-систему (Customer Relationship Management — управление взаимоотношениями с клиентами), чтобы не упустить ни одного клиента и не обходить стандарты и чек-листы.
Необходимо регламентировать все процессы: от простейших задач до сложных управленческих решений. Конечно, иногда правила можно нарушать, но благодаря четкой системе координат можно не беспокоиться о том, что происходит на том или ином уровне компании.
Внедрение автоматизации
В процессе стандартизации вы определите те области, которые можно и нужно автоматизировать, то есть исключить необходимость повторения однотипных действий. Например, при получении входящего запроса менеджер вносит данные о клиенте в CRM-систему, затем копирует информацию для специалиста по работе с клиентами в Excel и передает информацию в Google Таблицы для маркетинга. Всех этих манипуляций можно избежать и тем самым значительно повысить эффективность работы сотрудников и производственного процесса в целом.
Вы удивитесь, сколько сил и времени можно сэкономить, если не использовать работу менеджера для стандартных расчетов, а один раз инвестировать в умное операционное решение. Такие системы сейчас существуют и для CRM в продажах, и для бухгалтерских задач, и даже для рекрутинга.
Автоматизируйте все, что можете. Так вы избежите бесконечных ошибок из-за человеческого фактора, оптимизируете процессы и, возможно, сэкономите на фонде заработной платы.
Установить оперативное управление
Итак, вас окружают мотивированные сотрудники, которые знают, что им нужно делать для получения достойного результата. У вас есть четкая финансовая модель, и вы представляете, куда вам нужно двигаться, чтобы постоянно увеличивать прибыль. Процессы внутри компании стандартизированы и автоматизированы.
Теперь нужно делегировать оперативное управление. Важно: не привязывайте процессы к одному человеку, чтобы не ставить себя в положение, когда ваш бизнес полностью зависит от наемного менеджера. Сняв с себя оперативное управление, не создавайте еще один полюс, а постарайтесь разделить задачи на несколько разных направлений: например, все финансовые вопросы доверить финансовому отделу, а работу с клиентами в сервисную службу.
Теперь со спокойной душой можно заниматься стратегическим управлением. Но обязательно хотя бы раз в квартал проверяйте, соответствует ли тактическая часть управления проектом реализуемой вами стратегии. Ведь разумный контроль – залог стабильной и долгосрочной работы компании.