1. Нет приветствия
Вы пишете деловое письмо не для удовольствия, вам что-то нужно от адресата. Поэтому правильно начать его с акта вежливости – приветствия. Обходиться без него — все равно, что открывать ногой дверь в чужой кабинет.
Как не стоит
Елена, нужны сканы договора на закупку снега зимой.
Так лучше
добрый день, Елена! Мне нужны сканы договора на покупку снега зимой.
2. Фраза "Добрый день"
Если вы пишете деловое письмо не прямиком из 2000-х, то выбирайте более современные формулировки. Неважно, что вы не можете точно предсказать, когда собеседник прочитает сообщение. Вариант «Добрый день» самый нейтральный, но можно использовать и период, когда вы отправляете письмо. А "доброе время суток" оставить полуживым форумам из прошлого.
Как не стоит
Добрый день, анон!
Так лучше
Добрый день, Петр!
3. Обработка ошибок
Удивительно, сколько ошибок можно сделать в таком коротком отрезке текста. Во-первых, многие люди буквально восприняли правило «адреса, разделенные запятыми». Отсюда рождаются такие шедевры, как «Дорогой, Антон Михайлович». Обращение – это не только имя, но и зависимые от него слова.
Во-вторых, внимательно проверьте имя адресата. Не называйте Алексеева Александрами, Марин Мариами и расшифровывайте инициалы.
Как не стоит
Уважаемый А.М.
Так лучше
Уважаемый Антон Михайлович!
4. Сокращения и односложные ответы
Деловой стиль переписки предполагает, что вы будете общаться полными предложениями. Такой подход имеет практическую пользу: собеседнику не нужно догадываться, что вы имели в виду, ведь вы раскрываете все нюансы и не даете возможности перевирать слова. И ваше "хорошо" может означать что угодно. Кроме того, сокращения не экономят много времени.
Как не стоит
Утро! ХОРОШО. Пжлст, отчет вышел до обеда, планерка в 12.
Так лучше
Доброе утро, Игорь! Все данные будут отправлены к концу рабочего дня. Встреча была назначена на 12 часов дня. Пожалуйста, сдайте отчет до полудня.
5. Юмор и метафоры
Деловое письмо не должно оставлять места для интерпретаций. Все слова употребляются в своем прямом значении и не предполагают различных толкований. В противном случае ждите дополнительного раунда переписки, в ходе которой вы узнаете, кто что имел в виду. А это может занять много времени.
Как не стоит
Юля, как говорится, чужому в рот платок не накинешь, так пусть болтают, молотят - будет мука.
Так лучше
Юлия, предлагаю не реагировать на информационный повод. Мы не можем юридически опровергнуть этот факт; отговорки только подогреют интерес к истории. Если через неделю ситуация не успокоится, мы подумаем о новой стратегии.
6. Восклицательные знаки
Восклицательные знаки также редко используются в художественных текстах, ведь они призваны выражать сильные чувства. Деловое письмо — не площадка для самовыражения, даже если вы очень хотите сказать собеседнику, что вы о нем думаете.
Возможно, вы не имели в виду ничего особенного, но для собеседника восклицательный знак будет сигналом о том, что он, вероятно, делает что-то не так. Так что держите под контролем и чувства, и Shift+1. Восклицание уместно только в обращении.
Как не стоит
Мария! Спасибо за быстрый ответ!!! Прошу дополнить отчет новыми данными: в апреле 2018 года мы потратили на скрепки 3 млн рублей. И еще 1 миллион на бумаге!
Так лучше
Мария, спасибо за оперативный ответ. Просьба добавить в отчет новые данные: в апреле 2018 года мы также потратили 3 млн рублей на скрепки и 1 млн на бумагу.
7. Изобилие канцтоваров
Желание выразиться более формально часто порождает чудовищные конструкции, смысл в которых разглядеть крайне сложно. Не злоупотребляйте сложными оборотами и пишите проще.
Как не стоит
Что касается ситуации с отделом учета и отчетности, то наши сотрудники приняли все меры для обеспечения отдела рабочими устройствами для печати путем замены картриджей в принтерах.
Так лучше
Системный администратор заменил картриджи в принтерах в отделе учета и отчетности, необходимые договоры были распечатаны.
8. Кэп-лок
Не обязательно выделять строки заглавными буквами. В Интернете он до сих пор символизирует крик. Никто не любит, когда на него кричат. Чтобы суть сообщения была понятна, просто пишите четче.
Как не стоит
Уважаемые коллеги! Сообщаем вам, что в связи с уменьшением финансирования клининговых услуг, 2 июня в офисе будет проходить СУББОТА. ЯВЛЕНИЕ ОБЯЗАТЕЛЬНО!!!
Так лучше
Коллеги, в связи с сокращением бюджета мы не можем оплатить генеральную уборку в этом году. Поэтому 2 июня в офисе состоится субботник. Явка обязательна.
9. Фраза "Заранее спасибо"
Спасибо, конечно, в карман не положишь, но ранняя благодарность ставит собеседника в неловкое положение. Воспитанный человек будет чувствовать себя обязанным выполнить вашу просьбу, даже если он понимает, что не должен этого делать. И вас запомнят за то, что вы бросали проблемы.
Если собеседника все же нужно подстегнуть, лучше опишите, как ему выгодно отреагировать на вашу просьбу.
Как не стоит
Пожалуйста, принеси мне, батюшка, аленький цветочек. Заранее спасибо.
Так лучше
Отец, пожалуйста, принеси мне аленький цветочек. В дальнейшем это позволит нам перейти из купеческого сословия в дворянство.
10. Странная тема письма или ее полное отсутствие
Открывать непонятные письма небезопасно, поэтому сообщение без темы рискует стать спамом. Естественно, человек очень разозлится, когда обнаружит, что под словами «Зина, резина» спрятан важный документ от управляющей шинным заводом Зинаиды.
Как не стоит
Тема: Важное письмо от Анны!
Так лучше
Тема: комментарии ко второму видео для Blue October.
11. Знакомство
Не стоит отступать от делового стиля, даже если получатель — ваш лучший друг. Во-первых, ему может понадобиться переслать письмо начальнику или подрядчикам. Во-вторых, письмо может случайно попасть в третьи руки и скомпрометировать его, а заодно и вас.
В-третьих, необходимо различать личное и рабочее. Не всегда корпоративные интересы совпадают с личными. Стоит оставить некоторое пространство для маневра, чтобы сохранить дружеские отношения, не идя на уступки в переговорах.
Как не стоит
Извини, бро, но деньги ушли на корпоратив, поэтому нам дорого покупать мониторы у тебя. Узнайте о скидке, это очень нужно.
Так лучше
Мы не готовы покупать мониторы по предложенной цене прямо сейчас. Пожалуйста, сделайте скидку на этот заказ.
12. Нет истории чата
Если вы активно общаетесь с кем-то, получатель знает, о чем идет разговор, и может легко вернуться к началу диалога, крутя колесико мыши. Но когда вы время от времени обмениваетесь письмами по электронной почте, собеседник может забыть, кто вы и что вам от него нужно.
Упростите человеку задачу: в одном абзаце напомните ему, о чем он говорит.
Как не стоит
По вопросу, о котором мы говорили в апреле: руководитель одобрил.
Так лучше
В апреле мы обсуждали сотрудничество по запуску ракеты в космос. Вы предложили часть топлива в обмен на 20% акций нашей компании. Начальник одобрил сотрудничество, можно начинать переговоры.
13. Плохая обработка веток электронной почты
Почтовые сервисы и агенты позволяют работать с цепочками сообщений. Это действительно полезный инструмент, если обращаться с ним должным образом. Но не всем это удается.
Возможно, вы уже стали жертвой массовой рассылки, в которой участники отвечают не напрямую автору, а всем. В результате неинтересный разговор заполняет ваш почтовый ящик, а вы придумываете наказания для тех, кто не может найти нужную кнопку. При этом в общее информационное поле часто попадает информация, не предназначенная для посторонних глаз.
Есть у медали и обратная сторона: когда в важном разговоре один из участников отвечает не всем, а только одному человеку. А получатель вынужден тратить уйму времени на пересылку писем, вместо того, чтобы выполнять свою работу.
Что вас бесит в деловой переписке? Поделитесь в комментариях.