Какие успешные дуэты вы знаете? Бэтмен и Робин, чипсы и футбол, Оливье и Новый год. Знаете, что еще отлично сочетается? Ваш календарь и продуктивность. Серьезно, попробуйте улучшить только одно, не улучшая другое — у вас вряд ли получится. Вот несколько способов превратить рабочий календарь в эффективный инструмент для достижения целей.
1. Запланируйте отпуск, чтобы решить проблемы
У всех есть незавершенные задачи или проекты, которые нужно начать, чтобы построить, например, бизнес своей мечты. Но мы редко находим время на все это.
Решить проблему поможет простая формула: время × максимальная концентрация на одной задаче. Если времени не хватает, то необходимо еще больше увеличить концентрацию. А для этого нужно убрать все отвлекающие факторы.
Начните с вопроса, чему вам нужно научиться, чтобы двигаться вперед в своей карьере. Скорее всего, вы придумаете несколько очень больших задач, за которые сложно взяться при отсутствии свободного времени. И вот мы подошли к самому главному – отдыху для решения важных дел и проблем. Вот как это организовать:
- Выделите в своем календаре 2-3 дня или любое количество времени, которое поможет вам добиться значительного прогресса.
- Добавьте еще один день. За что? Чаще всего мы переоцениваем свои силы.
- Полностью сосредоточьтесь на задаче в это время.
Относитесь к этому периоду как к обычному отдыху. Заранее завершите все текущие рабочие проекты. Предупредите клиентов или коллег, что в эти дни вас не будет в офисе. Включите автоответчик в своей почте, чтобы вас ничего не отвлекало. Многозадачность и социальные сети также строго запрещены. Ваша задача — сосредоточиться на работе и прогрессе.
2. Планируйте дела на год вперед
Планирование на целый год вперед звучит как монументальная задача. Кроме того, невозможно точно предсказать, что произойдет в будущем. Конечно, все это очень хорошие аргументы. Однако долгосрочный план может стать ключом к правильному управлению временем.
Это не означает, что вы обязаны записывать каждую минуту следующих 365 дней. Добавляйте в календарь только самое необходимое: регулярные встречи, встречи, дни рождения, отпуска, поездки, события и повторяющиеся задачи. Такой подход поможет снизить уровень стресса и убедиться, что каждый день вы работаете над действительно важными делами.
3. Создайте свою идеальную неделю
Теперь, когда у вас есть общий план, пришло время немного сузить круг задач, спланировав неделю. Это можно делать каждое воскресенье.
Относитесь к планированию как к распределению бюджета, только тогда вам нужно будет распределять свое время. И, как и в случае с деньгами, вы сначала «потратите» их в своем плане, записанном на бумаге.
Вы также можете придумывать темы на каждую неделю — большие задачи, над которыми вы будете работать следующие 7 дней.
4. Упростите свой распорядок дня
Нет смысла составлять сложный и длинный план, наоборот, чем проще, тем лучше.
Некоторые используют схему, по которой нужно выделить три главных задачи дня. Это может быть эффективным, но этот метод также имеет несколько пробелов. Например, вы можете выбрать не те задачи. Или неверно определять время, которое потребуется для их выполнения. Кроме того, всегда могут внезапно появиться другие дела, что с ними делать?
Легко придумать простой, но эффективный план. Посмотрите на точный распорядок дня одного из отцов-основателей США Бенджамина Франклина. Нашлось даже место для хороших привычек.
- Настройка на день: душ, завтрак, личные дела, сборы на работу (3 часа).
- Утренние дела (4 часа).
- Обзор текущие проекты и обед (2 часа).
- Ежедневные задачи (4 часа).
- Ужин, отдых и завершение дня (4 часа).
- Сон (7 часов).
Вы можете использовать это расписание как шаблон, а затем дополнять его своими задачами.
5. Помните о циркадных ритмах
Внутри каждого из нас есть особые «часы», распределяющие энергию в течение дня. Это циркадные ритмы. Они поддерживают основные функции нашего организма, такие как сон и бодрствование. Если вы когда-нибудь путешествовали в город или страну с другим часовым поясом, то наверняка понимаете, как сложно подстроиться под другой ритм.
То же самое относится и к рабочему календарю. Попробуйте распределить в нем задачи в зависимости от циркадных ритмов: самое главное запланировать на полдень или 18:00, самое простое — на раннее утро, 15:00 или поздний вечер. А лучше всего отслеживать уровень своей активности в течение дня. Вы можете быть более продуктивным в полночь, чем в полдень.
6. Делайте перерывы
Многие из нас ошибочно полагают, что перерывы — это пустая трата времени. В конце концов, эти 15-20 минут лучше потратить на важные дела.
На самом деле такой подход к продуктивности давно устарел. Более того, регулярные перерывы могут значительно повысить эффективность. Но и к ним нужно подходить ответственно.
Запланируйте перерывы заранее, желательно в соответствии с циркадными ритмами, и определите, как вы будете проводить свободное время. Например, прогуляйтесь на свежем воздухе или позанимайтесь в тренажерном зале.
Главное найти золотую середину. Не стоит злоупотреблять отдыхом, но работа без остановки не принесет вам удовлетворения. Установите таймер на перерыв и относитесь к нему как к еще одной важной встрече или задаче.
7. Прекратите использовать тайм-менеджмент
Это может показаться контрпродуктивным, но правда в том, что время практически невозможно контролировать. Итак, вам нужно сосредоточиться на том, что вы можете контролировать. Чтобы сделать себя и свой календарь лучше, обратите внимание на несколько направлений:
- Энергия. Вместо того чтобы решать новые задачи, сделайте перерыв, когда устанете. Так вы восстановите энергию и повысите эффективность.
- Приоритеты. Внесите их в свой календарь и сначала работайте над приоритетными задачами. Не тратьте энергию на задачи, которые можно делегировать, перенести или проигнорировать.
- Мозг. Нейропластичность — это способность мозга создавать новые и восстанавливать утраченные нейронные связи. Чем чаще вы выполняете определенные задачи, тем легче вам становится над ними работать.
- Суть. Удаляйте ненужный мусор из календаря, например задачи, которые слишком малы. , и сосредоточьтесь на самом важном.
- Фокусировка. Здесь могут помочь различные приемы. Например, Pomodoro — это 25 минут работы и 5 минут отдыха. Или правило 52/17 — 52 минуты работы и 17 минут перерыва. Это позволит удерживать внимание в течение дня.
- Эмоции. Негативные переживания не только отвлекают, но и изматывают. Добавьте в свой календарь интересные мероприятия и найдите время для ухода за собой. Так вы сможете избежать эмоционального выгорания.
8. Заставьте себя переключаться между задачами
Чтобы мотивировать себя, включите напоминания календаря на смартфоне или даже установите обычный кухонный таймер. Главное, чтобы звук вас не раздражал, а мягко подсказывал, когда пора переключиться на следующее дело. Это поможет вам придерживаться графика, не отрываясь от предыдущих задач.
9. Не бойтесь пробелов
Если вы тщательно планируете дела, вы, вероятно, заметите пробелы в своем календаре. И это абсолютно нормально. В пределах разумного, конечно. Если между задачами есть двухчасовой перерыв, это стоит учитывать, а вот 30-минутный перерыв вполне закономерен. За это время можно подготовиться к новой встрече, разобраться в срочных делах, выполнить сложное задание, помедитировать, сделать пару упражнений на растяжку или оценить свой прогресс за день.
10. Избегайте шаблонов
Электронные календари по умолчанию выделяют на каждую задачу нормо-час, но это не самое лучшее изобретение. Есть много вещей, которые можно сделать за 30 минут. А самая важная информация с рабочей встречи запросто умещается в 15 минут.
Не полагайтесь на стандарты — выделяйте на работу столько времени, сколько вам действительно нужно.