Зачем компании нужна библиотека
Корпоративная библиотека делает чтение доступным для всех
Сотруднику не нужно покупать книгу и мучиться с выбором. В библиотеке уже собрано то, что пригодится и пригодится в работе.
Корпоративная библиотека — первый шаг к системе обучения
В нашей компании у каждого сотрудника есть индивидуальный план развития. В нем прописано, каких целей он должен достичь за месяц и квартал. Книги являются одним из инструментов их достижений наряду с внутренним обучением и наставничеством.
Корпоративная библиотека ускоряет процесс получения знаний
Если компания нацелена на рост и развитие, вы просто обязаны быстро накапливать, осваивать и передавать знания. Регулярное чтение книг позволяет создать атмосферу, в которой постоянное обучение и самообразование являются естественным процессом.
С чего начать
1. Соберите первую полку
Скорее всего, это произойдет спонтанно. Расскажите об этом своим сотрудникам, следите за их реакцией. Предложите несколько новинок, которые точно заинтересуют самых активных работников.
Все началось с того, что мы начали собирать раздаточные материалы с тренингов, которые проводились в компании в офисе отдела кадров. Со временем людей, которые приходили за материалами и просили дополнительную литературу, становилось все больше. Мы поняли, что пришло время создать собственную библиотеку.
2. Назначить ответственного за проект - куратора библиотеки
Мы назначили сотрудника отдела кадров. Конечно, это не основная его деятельность, но если книгами заведует один специалист, то со временем он становится настоящим экспертом и может подобрать книгу любому сотруднику для любых целей.
3. Определите основные заголовки библиотеки
Как правило, они соответствуют роду деятельности компании. Собирайте отзывы, узнавайте, каких книг не хватает, прислушивайтесь к мнению сотрудников. Сначала в нашей библиотеке были исключительно книги по интернет-маркетингу. Со временем становилось все больше и больше публикаций по менеджменту, управлению процессами, саморазвитию и дизайну.
4. Выделить бюджет на покупку книг
Важно иметь в виду, что некоторые книги стоят 300 рублей, а некоторые, например, программирование или менеджмент на английском, доходят до 1,5–2 тысяч без учета доставки.
Список новинок для покупки формируют сами сотрудники: они рассказывают куратору, как та или иная книга поможет им и их коллегам в работе. И тогда куратор приоритизирует покупку в рамках бюджета.
5. Организуйте место для хранения книг
Выдаем все книги на руки, отдельного помещения под читальный зал не требуется. Поэтому компактный стеллаж располагается вдоль стены в HR-офисе и не мешает работе. Преимущество такой организации в том, что куратор, специалист по обучению и развитию персонала, в свободное от работы с библиотекой время занимается своими делами вместе с коллегами из HR.
Как автоматизировать процесс
1. Введите количество книг, даже если библиотека небольшая
Куратор должен отслеживать, как долго книга находится у сотрудника, и присылать напоминание: «Не забудьте сдать книгу». В небольшой компании также можно отправить рассылку с просьбой оставить отзыв вручную, главное делать эту работу системно. Сначала наша библиотека существовала только оффлайн. Нужно было прийти, выбрать книгу, а сотрудник библиотеки (куратор) сделал пометку в Excel.
2. Будьте готовы к росту библиотеки и сложности системы
В 2011 году библиотека получила технологическую оболочку - аналог электронного каталога с системой учета. На корпоративном портале мы создали новый раздел – систему, которая автоматизирует процесс заказа и отслеживания книг, привязав его к базе всех изданий. Как только новая копия поступает в библиотеку, ей присваивается идентификатор и она вносится в реестр и базу данных. Затем книга появляется на главной странице корпоративного портала в разделе новинок. Сюда же входят электронные книги, которые мы покупаем, если бумажные слишком дороги или редки.
3. Организуйте очередь за книгами
При наличии на портале электронного каталога сотрудники могут просмотреть список книг, прочитать отзывы и заказать нужный экземпляр. Когда сотрудник нажимает на кнопку «Хочу прочитать», он получает уведомление о том, свободна ли книга или придется подождать.
Бесплатно - куратор получает письмо о том, что книгу нужно отправить сотруднику в один из офисов. Нет - сотрудник встает в электронную очередь и ждет, пока книга освободится.
Вы можете поставить книги в очередь в Excel или "Google Sheets", но это будет сложнее. В небольшой компании сотрудники сами могут договориться о том, кому передать книгу после прочтения. Главное, чтобы куратор был проинформирован о смене читалки. Вы можете ввести список ожидания для самых популярных книг, где сами сотрудники будут вносить имена и вычеркивать их, прежде чем вернуть книгу.
4. Заказ дополнительных экземпляров популярных книг
Если за какой-либо книгой постоянно длинная очередь (не только в первые месяцы после ее заказа), наш куратор получает уведомление. При наличии большого количества положительных отзывов, если книга действительно полезна, заказываются дополнительные экземпляры.
Как обеспечить эффективную работу библиотеки
Самой библиотеки недостаточно. Об этом должны знать все сотрудники, видеть постоянные обновления, понимать, что читают коллеги, делиться опытом.
1. Организуйте систему обратной связи
Как только сотрудник вернул книгу, ему приходит письмо с благодарностью и просьбой оставить отзыв. Отзывы людей с похожим информационным полем позволяют другим понять, насколько полезна для них эта книга. Вы можете задать вопросы автору обзора, уточнить детали или обсудить уже прочитанную публикацию.
2. Обсудите книги, которые вы прочитали
При отсутствии корпоративной электронной площадки ввести правило регулярно встречаться и обсуждать прочитанные книги. Конкретные публикации могут быть указаны в плане развития сотрудника или рекомендованы для конкретного отдела.
3. Расскажите о новостях библиотеки
У нас есть специальный раздел для информирования в ежемесячном дайджесте новостей. Там публикуются новинки, подборки самой популярной литературы или обзоры лучших книг по мнению одного из сотрудников. Иногда личные коллекции сотрудников попадают в корпоративный блог.
4. Украсьте полки в своей библиотеке
Чтобы вам захотелось полистать книги и поговорить с куратором. Размещайте самые актуальные заголовки на уровне глаз — особенно для тех, кто зашел в отдел кадров по своим делам, чтобы человек наверняка не прошел мимо популярных изданий. Разместите на полках яркие вещицы: привлеките внимание, дайте сотруднику остаться подольше, полистать и выбрать книгу.
5. Помните о рисках
Книги часто задерживаются, даже если дается хотя бы месяц на чтение. Напоминания следует рассылать как специалистам, так и высшему руководству. Если стандартные уведомления не работают, то куратор библиотеки пишет сообщения лично через пару месяцев. Иногда книги рвутся, реже их теряют сотрудники. Это значит, что популярную книгу придется заказывать вне очереди.
Если ничего не упустить, то библиотека, ее эффект и достигнутые результаты будут подобны снежному кому: с одной стороны, компания вкладывает средства в обучение, создает среду для развития сотрудников, с другой стороны, сотрудники вкладывают время и энергию в саморазвитии, стремиться к новому и показывать пример другим коллегам.