С началом пандемии коронавируса рынок труда кардинально изменился. Собеседования перешли в онлайн-формат, компании перевели сотрудников на удаленную работу, и вам больше не нужно приходить в офис, чтобы откликнуться на вакансию.
В необычной реальности перестали работать давно зарекомендовавшие себя методы адаптации сотрудников: теперь новички могут неделями не появляться в офисе или даже жить в другом городе.
Чем онлайн-онбординг отличается от обычного
На первый взгляд кажется, что удаленная работа — отличный вариант для новичка. Ему не придется общаться с болтливыми коллегами, тратить время на то, чтобы произвести впечатление на «старую гвардию» или поддерживать какой-то имидж. На самом деле все общение будет деловым и не таким частым.
И именно в этом основная сложность онлайн-онбординга. Новый сотрудник отрезан от привычной офисной жизни. Он не кипит в общем котле корпоративных ценностей: не разговаривает с коллегами в перерывах, не общается без необходимости с людьми из других отделов, пропускает общие мероприятия. И вряд ли у такого человека будет привязанность к уютному кабинету в красивом месте. Так гораздо сложнее заинтересовать нового сотрудника и удержать его надолго.
Кроме того, инструменты адаптации существенно различаются в офисе и удаленно.
А компании либо используют нерабочие схемы и не справляются с адаптацией новичков к удаленной работе, либо вообще забывают об адаптации, когда речь идет об удаленных сотрудниках. Последних оставляют дома одних, им не предлагают никакой помощи или указаний. А потом люди быстро уходят из компании, толком никого не зная.
Каковы основные задачи онлайн-адаптации
Есть две вещи, которые следует учитывать при удаленной регистрации.
- Важно, чтобы сотрудник чувствовал себя частью команды, даже если он не находится в офисе. Для этого необходимо постоянно поддерживать связь с человеком и оперативно помогать при возникающих проблемах. А в новых условиях они есть у каждого.
- Необходимо, чтобы сотрудник четко понимал, чего от него ждут и на что он сам может рассчитывать. Максимально полную информацию об условиях работы, задачах и возможностях лучше предоставить в первые же дни.
С одной стороны, это поможет новичку избежать недостатка общения и лучше освоиться в коллективе, не испытывая лишнего стресса из-за трудностей. С другой стороны, это позволит человеку четко понимать свои обязанности. Вторая задача так же важна, как и первая: опросы показывают, что несоответствие ожиданий и реальности — частая причина ухода. Так, именно ее назвали 43% опрошенных сотрудников из числа уволившихся в первые три месяца работы.
Кто должен участвовать в процессе адаптации
Этих людей лучше определить заранее, чтобы каждый четко понимал свои задачи и роли. В этом случае снижается вероятность того, что какие-то слепые зоны останутся. В онбординг стоит привлекать:
- Менеджер по персоналу. Он будет нести организационную нагрузку. Ему предстоит составить план адаптации, проинструктировать менеджера и наставника, ввести новичка в компанию.
- Непосредственный руководитель. Именно он ставит задачи, контролирует работу, дает обратную связь и решает ключевые проблемы.
- Наставник. Это может быть либо один из ваших коллег, либо руководитель. Наставник помогает в повседневных делах, знакомит с особенностями работы и компании, делится лайфхаками и поддерживает новичка.
- Члены команды. Как правило, это сотрудники отдел, в котором человек устроился на работу. Их задача не только участвовать в совместных встречах, но и страховать и поддерживать новичка.
Как организовать первый рабочий день новичка
Основная задача – познакомить с компанией и сотрудниками, а также определить рабочие задачи на ближайшее время.
Представляем ценности компании
В некоторых компаниях новичкам сразу присылают по почте кучу документов и предлагают ознакомиться с ними. В результате человек может целыми днями читать описания вакансий и продуктов, смотреть презентации о миссии и ценностях компании в одиночестве.
Это не лучшая идея: важно, чтобы сотрудник сначала знакомился с корпоративной культурой на реальных примерах и только потом закреплял информацию с помощью документов и других материалов.
Компанию и ее ценности лучше обсудить в личной беседе. Для этого подойдет велком-тренинг или встреча с ведущим.
Первый формат подходит, когда в компанию пришло сразу несколько новых людей. В этом случае удобно организовать онлайн-конференцию, где о компании расскажет HR-менеджер или руководитель отдела кадров. Важно опираться на конкретные примеры. Итак, если ценность организации — люди, стоит описать, как о них заботятся (например, проводятся психологические тренинги).
Первая встреча с менеджером
Если приветственное обучение не планируется, руководитель должен рассказать новичку о корпоративной культуре при первой встрече. Также необходимо обсудить:
- задачи и обязанности сотрудника, чем конкретнее, тем лучше;
- технические аспекты работы, например, как ставятся и контролируются задачи, есть ли система отчетности, какие услуги используемые;
- регламент планирования совещаний и совещаний;
- особенности взаимодействия с руководителем по рабочим вопросам (где и когда лучше написать);
- план на первый день.
Во время беседы важно разобрать несколько важных нюансов, которые обычно волнуют новичков:
- сколько времени нужно ждать ответа по заданиям, прежде чем напомнить о себе;
- насколько четко регламентирован рабочий день и в какие часы и дни нельзя быть на связи (люди часто работать удаленно, поэтому важно рассказать, в какое время они могут отдохнуть);
- как формируется график отпусков, когда возможен первый отпуск и для сколько дней дается;
- какие в компании правила относительно больничных и отгулов;
- в какие дни и в каких частях выплачивается заработная плата. < /ул>
- Что вам понравилось больше всего? Какие вещи вызывали приятные эмоции, а какие вызывали беспокойство?
- Насколько понятны и удобны рабочие инструменты? Какие трудности возникли при их использовании?
- Как человек понимал свои задачи и обязанности? Может ли он описать их подробно?
- Как сотрудник планирует строить свою работу в ближайшие дни? Где это начнется? Чего он ожидает достичь?
- Разобрать бизнес-процессы. Необходимо еще раз рассказать обо всех важных для сотрудника организационных моментах, регламентах и стандартах. Чем лучше последний поймет механику работы, тем быстрее он сможет адаптироваться.
- Опишите систему мотивации. Необходимо, чтобы она была полностью понятна новичку. Он должен знать, как рассчитывается зарплата, какие премии он может получить, каких KPI ему нужно достичь.
- Предупреждать о возможных проблемах.< /strong> В любой работе есть узкие места, которые могут завести в тупик. Поэтому важно обсудить проблемы, которые чаще всего возникают, и рассказать, как действовать в этих ситуациях. Лучше предупредить новичка обо всех возможных трудностях.
- Как работа соответствует личным ожиданиям? Какие моменты вам нравятся, а что смущают?
- Как строится общение с коллегами? Насколько быстро и эффективно вам удается решать с ними рабочие вопросы? Какие проблемы?
- В каком направлении человек планирует двигаться в рамках работы? Каковы ваши личные цели и задачи?
- Ясны ли ключевые цели компании? Относятся ли они к рабочим задачам?
- Какие эмоции вызывает работа в компании? Насколько тревожным или веселым был первый месяц?
- Сталкивались ли вы с техническими трудностями при работе с сервисами внутри компании?
Встреча с коллегами
Его может организовать менеджер по персоналу или непосредственный руководитель. Необходимо пригласить других сотрудников отдела, куда пришел новичок, в том числе и наставника, если его роль не взял на себя сам начальник.
Саму встречу лучше проводить в середине дня, например в Zoom. Первый шаг – попросить новичка представиться. Если он стесняется, руководитель может сам описать нового сотрудника и только потом предоставить ему слово.
Тогда пусть о себе расскажут его коллеги. Только попросите их заранее рассказать не только об опыте работы, образовании, увлечениях, но и о зоне их ответственности и возможных точках соприкосновения с новичком. Благодаря этому он будет знать, к кому и зачем обращаться.
Встреча с менеджером в конце дня
Нужно узнать, как прошел первый день сотрудника, какие вопросы у него возникли и какие возникли трудности.
Чтобы избежать односложных ответов, вы можете задать дополнительные вопросы, которые помогут вам лучше проанализировать эмоции и мысли новичка:
Как организовать первую неделю работы новичка
На этом этапе важно обеспечить новичку спокойствие и уверенность. Поэтому нужно составить четкое расписание со всеми делами и проектами, в которых сотрудник будет участвовать. Скорее всего, это будут различные онлайн-встречи с участием лидера, наставника или команды.
Кроме того, уделите время:
Все эти вопросы менеджер кратко анализирует в первый день работы новичка. Однако усвоить такой большой объем информации за один раз невозможно. Вам придется повторить это несколько раз, чтобы сотрудник ничего не пропустил. Кроме того, новичок может быть задействован сразу в нескольких проектах. И важно проанализировать специфику каждого из них.
Как организовать первый месяц новичка
В этот период нужно выстроить рабочий процесс, поэтому важно, чтобы руководитель или наставник постоянно следил за новичком и был на связи. Это позволит контролировать и направлять сотрудника и не оставлять наедине с проблемами.
Удобнее всего взаимодействие через онлайн-системы постановки задач. С их помощью можно отслеживать рабочий процесс и часы активности сотрудника (например, когда он создает задачи или в принципе находится в системе). Это предотвратит переутомление или, наоборот, излишнюю небрежность. А еще — понять, какие задачи вызывают больше проблем у новичка.
Обратите особое внимание на обратную связь. Оно должно быть конструктивным, четким и постоянным. В первый месяц лучше общаться с новичком хотя бы несколько раз в день с помощью видеозвонков или мессенджеров. Во время таких бесед нужно уточнить задачи, разобрать ошибки, помочь справиться с трудностями и успокоить, если что-то пошло не так.
Это не значит, что необходимо следить за каждым действием новичка. Главное — четко поставить перед ним задачу, дать всю необходимую информацию, установить критерии оценки и определить, как и когда сотрудник будет получать обратную связь о проделанной работе.
Как оценить результаты адаптации
Хотя испытательный срок зачастую длится три месяца, к концу первого работник должен полностью адаптироваться к работе на новом месте. Слишком долго затягивать процесс адаптации невыгодно, реальные результаты по-прежнему важны для бизнеса.
Именно поэтому в конце первого месяца работы новичку полезно провести онлайн-встречу с менеджером или менеджером по персоналу. В ходе беседы стоит провести небольшой опрос.
Ответы на эти вопросы помогут вам оценить, насколько новичок уверен в себе и спокоен, готов ли он работать в компании и какие проблемы необходимо решить.
Во время встречи также важно давать развернутую обратную связь: обсуждать с новичком его сильные и слабые стороны, обязательно хвалить. При обсуждении навыков, которые необходимо развивать, необходимо дать конкретные рекомендации. Если руководитель считает нового сотрудника очень перспективным, то последнему на этом этапе можно предложить дополнительное обучение.
Если беседа будет продуктивной, то удастся повысить лояльность сотрудника и его уверенность в том, что он сможет комфортно и эффективно работать в этой компании.