Было много забавных историй в первые месяцы пандемии, когда сотрудники стали массово переходить на удаленную работу. В кадр случайно попали обнаженные мужья, а дети радостно сообщили маме, а заодно и другим членам совета директоров, что ушли в туалет. А появление прокурора в образе котенка на судебном заседании вообще прославило и адвоката, и фильтр в Zoom.
И хотя быть в новостях может быть весело, прокурору это не понравилось. Чтобы не стать героем YouT ube, лучше соблюдать этикет участия в онлайн-встречах. Возникла она во многом спонтанно, люди «нащупали» ее методом проб и ошибок за последние полтора года постоянного видеоконференцсвязи.
Разберем основные принципы, которые не помешает запомнить.
Используйте свое настоящее имя и фотографию
Хотя иногда хочется обозначить себя как «Храбрый викинг», лучше этого не делать. Хранить тайну и не вводить имя тоже не стоит, как и просто указывать «я». К сожалению, не все коллеги и клиенты ценят творческий подход. Поэтому лучше использовать свои настоящие имя и фамилию — так собеседники сразу поймут, кто вы.
Второй обязательный элемент — аватар. Если у вас нет возможности включить видео, фото будет смотреться выгоднее, чем ваши инициалы или черный блок с именем и фамилией. Тут тоже важно не переборщить - лучше поставить свое настоящее фото без всяких излишеств. То есть фото с пляжа или из клуба не подойдут, так вы только запутаете своих коллег. В полный рост тоже лучше не ставиться, достаточно лица: на маленьких экранах трудно разобрать, кто стоит рядом с Пизанской башней.
Позаботьтесь о внешнем виде
Оно должно быть уместным, а значит, без крайностей. Если одеться слишком неформально, получится невежливо, если вы предпочтете халату смокинг, тоже выйдет неуместно.
Найти баланс сложнее, чем кажется на первый взгляд. Так, в офисах многие ходят в белой рубашке и черном пиджаке, но для видеозвонков такой стиль может показаться слишком резким и отталкивающим. Большинство ваших коллег вряд ли наденут костюм-двойку на встречу в Zoom.
Важно, чтобы одежда была удобной, но не стоит надевать явно изношенные вещи: футболки с пятнами или рваные майки. Коллеги вас скорее посмеют, чем обидят, а вот начальство и клиенты могут обидеться.
Кстати, переодеваться в «униформу» стоит не только перед видеозвонком. Это поможет вам подготовиться, если сложно включиться в рабочие процессы из дома.
И да, штаны лучше надеть - мало ли, вдруг надо вставать или что-то делать. Так что вы будете готовы к любому повороту событий.
Подготовьте фон
Постарайтесь выбрать место с наименьшим «визуальным шумом» и следите за тем, чтобы в кадр не попали ненужные объекты. Неубранная постель, разбросанные по полу носки — явно не то, что нужно видеть коллегам.
Лучше всего что-то прочное и твердое. Например, стена с обоями пастельных тонов. Эти цвета не отвлекают и поэтому служат хорошим вариантом. Также полезно помнить о сочетании фона и одежды. Поэтому я часто сижу у стены с уютным кирпичным узором, который подходит практически к любому гардеробу.
И если вы решили использовать виртуальный фон, обязательно убедитесь, что он работает корректно и не перекрывает лицо.
Дать технические соображения
Для видеозвонков лучше использовать ноутбуки или компьютеры с видеокамерой. Если нет ничего подходящего, можно обойтись телефоном, но стоит зафиксировать его на штативе: картинка будет дергаться в руках. И ходить туда-сюда с мобилой точно не стоит.
Также не забудьте подключить наушники — громкая связь дает сильное эхо, которое всем мешает. Если вы используете беспроводную связь, убедитесь, что они достаточно заряжены.
Отключайте микрофон во время конференции, когда вы не говорите, чтобы не мешать другим и избегать неловких ситуаций. Или хуже. Так, одна сотрудница не знала, как отключить микрофон, которым пользовалась ее кошка, активно мяукавшая рядом. Происходящее сильно развеселило коллег, но не начальника. Он решил, что над ним смеются, и тогда никто особенно не радовался.
А когда будете выступать, тоже включайте видео. При этом камера не должна быть заклеена или чем-то замазана — это лучше проверить перед встречей. С точки зрения этикета без фотоаппарата можно обойтись в трех случаях:
- Звонок незапланирован, нам нужно срочно кое-что обсудить.
- Один из участников находится на работе в месте, где видеосвязь неуместна.
- В связи с видео, связь портится и все зависает.
Если вы собираетесь совершить видеозвонок в мессенджере, сначала уточните у коллеги, согласен ли он с таким форматом. Когда камера включена только у одного из собеседников, возникает ощущение неравноправного общения.
Уважительно относитесь к своим собеседникам
Пожалуйста, заранее проверьте, вошли ли вы в свой профиль на онлайн-платформе, чтобы вовремя подключиться к встрече. Лучше всего присоединяться к трансляциям за 2-3 минуты до начала встречи, чтобы успеть исправить проблемы, если они вдруг появятся.
Также убедитесь, что вы находитесь в тихой комнате, а не на улице, когда звоните. Если вы дома, договоритесь с семьей, чтобы они не заходили к вам в комнату до окончания онлайн-встречи. Также важно, чтобы вас не отвлекали курьеры и другие дела.
Следите за ходом встречи, даже если хотите немного расслабиться дома. Иначе окажетесь в неловкой ситуации, как эстонский депутат Тармо Круузимяэ. Он разделся, лег в кровать, включил музыку и начал курить. И вот настала его очередь задавать вопросы. Кстати, этого он тоже не понял. Но коллеги-депутаты оценили умение Тармо расслабляться, а журналисты тиражировали случившееся.
Хотя советы кажутся простыми, приведенная выше видеохроника показывает, что им не так просто следовать. Заранее подготовьте оборудование, соблюдайте деловой стиль и не забывайте, что встреча продолжается, даже если лично вы уже закончили говорить.
Какие забавные или странные ситуации случались с вами на онлайн-встречах?