Почтовый ящик. Тонны писем каждый день. Неудивительно, что иногда важные сообщения теряются среди общей серой массы. В электронной переписке неплохо было бы ввести правила, как правила дорожного движения, например. Чтобы все следовали. Если бы эти элементарные условия были соблюдены, читать почту было бы гораздо приятнее, а обрабатывать намного быстрее.
Тема письма
В первую очередь обращаем внимание на тему письма. Именно по ней можно понять, о чем пойдет речь дальше. В теме письма следует кратко изложить суть письма или проблемы – буквально в нескольких словах. При этом любые вопросы в теме не допускаются.
Быть креативным при написании темы не только важно, но и необходимо. Не бойтесь быть креативными! Так вы не заблудитесь среди тысяч стандартных серых писем, которые тоннами сваливаются в каждый почтовый ящик. Это увеличивает шансы на то, что ваше письмо заметят, прочитают и запомнят. Также письмо будет намного проще найти, если оно понадобится в будущем.
Длина текста электронного письма
Максимум 3-4 абзаца. Электронная почта не для длинных скучных текстов. Есть лозунг — «краткость — сестра таланта». И дело даже не в спешке. Только подумайте сами: кто будет читать 14 абзацев скучного текста на неинтересную ему тему?
Пишите меньше, но лучше. Обратите внимание на пунктуацию и грамматику. Так шансы на то, что вашим письмом заинтересуются, значительно возрастают. А если человеку это нужно, он свяжется с вами лично для уточнения некоторых моментов.
По почте можно решить все вопросы оперативно. Но это правило работает не всегда. Часто случалось, что вы не можете лечь спать, потому что вдруг получили письмо от коллеги, которому срочно нужно решить какой-то вопрос. И самое ужасное, что пока вы не решите проблему, вы не уснете. Да, конечно, чем раньше будет решена проблема, тем лучше. Но с каких пор электронная почта стала панацеей от всех проблем?
Проверять электронную почту перед отправкой
Конечно, если нет другого способа решить проблему, то продолжайте писать. Однако, набрав пару абзацев, спросите себя: решит ли электронное письмо все проблемы?
На самом деле, большую часть времени мы пишем для себя. Почему? Да потому что не каждый может осилить опус из 17 абзацев. Дело в том, что когда мы отвечаем на письмо, мы хотим сделать это как можно быстрее. И мы постоянно делаем то, что смотрим на кнопку "отправить". Вы когда-нибудь задумывались над тем, прочтет ли и поймет ли ваш собеседник все, что вы написали?
Чем больше мы генерируем текст, тем больше путаемся сами. Логика потеряна, мысли путаются. С каждым абзацем нелогичность написанного возрастает.
Очень важно проверять текст, а точнее перечитывать перед отправкой. Только после этого письмо можно считать готовым.
Подпись в конце письма
Последнее, что нужно сделать, это подписать письмо. Искренне? Искренне Ваш? Что лучше? Может быть, даже лучше без подписи. И что ты думаешь?
Без подписи нельзя. Электронная почта — на то она и электронная почта — не может заменить живое общение. Простые фразы могут быть интерпретированы неточно и приобретать совершенно иные значения, изначально в них не заложенные.
Подпись — это напоминание о том, что мы все-таки общаемся с человеком. Он человек, и его текст достоин внимания.
Читайте и пишите письма! Если вы будете следовать основным правилам составления электронных писем, проверка почты может быть намного увлекательнее, чем вы думаете.
С уважением, Мария В.