Не все из вас пользуются Outlook, а тем, кто не пользуется, статья вряд ли что-то даст. Более того, я не буду раскрывать ничего, что вы при желании не смогли бы найти сами за 5-10 минут. Тем не менее, я все же считаю полезным рассказать о некоторых хитростях, которые облегчают ориентирование в списке задач, с которыми я сталкиваюсь ежедневно.
Как известно, яркое притягивает, большое легче заметить. Именно к использованию этих свойств нашего «зрения» и сводится сегодняшний совет. Я предлагаю вам больше использовать автоматическое форматирование, доступное вам в списках, наряду с установкой приоритета задачи.
Итак, при первичной обработке задачи (письма в папке «Входящие», например) я не только применяю базовые правила ГТД, но и задаю два атрибута — приоритет и срок выполнения. Даже если дата = Нет даты.
Почему я это делаю? Чтобы упростить планирование. У меня выбрано несколько наиболее часто используемых представлений (на данный момент оставим в стороне календарь, в котором запланирован день), которые позволяют мне видеть список задач на неделю, месяц и весь год.
При этом задачи не выглядят банальным списком:
Как видите, важные задачи выделены цветом и размером шрифта. Да, кому-то неравный размер покажется не совсем эстетичным, но, согласитесь, именно выделенные задачи привлекают внимание в первую очередь, а вы заметили задачи, помеченные как неважные? Думаю, не сразу.
Как это делается? Войдите в меню:
Появится диалоговое окно. Здесь вы видите, что вам нужно выбрать команду:
Затем вы можете настроить внешний вид
и условия, при которых этот внешний вид должен применяться:
Отмечу, что использую еще одну «фишку» при работе со списками на месяц и на неделю: в списке на неделю задачи сортируются по возрастанию даты, а на месяц — в обратном порядке. Почему так? Чтобы на первом экране без прокрутки можно было видеть дальние задачи и не забывать о них. Скорее всего, задачи внизу списка уже есть в списке на неделю и я их все равно увижу. Небольшой поворот, но он помогает мне легче увидеть, что будет дальше.