Сколько раз в день вы проверяете электронную почту? Сколько писем вы отправляете каждый день? Сколько из них помечены как «важные»?! И, наконец, сколько из этих писем осталось без ответа? Нужно уметь писать «правильные» письма, на которые человек просто не может не ответить. Оказывается, есть люди, которые проводят целые семинары на эти темы, и они (семинары) достаточно востребованы.
Хотите получать быстрые ответы на важные электронные письма? Есть целых 5 проверенных способов получить желаемое.
© фото
Джеймс Клир, основатель сайтаpassivepanda.com, делится своим опытом.
1. Пишите короткие письма.
Люди любят откладывать дела, которые не очень важны. А если на почту пришло какое-то важное, но очень длинное письмо, это еще один повод отложить ответ. Сложно быстро ответить на длинное письмо. Во-первых, его нужно прочитать. Во-вторых, осознать и обдумать то, что там написано. И, наконец, в-третьих, на него нужно написать внятный ответ. Более того, такие длинные письма часто могут содержать множество вопросов и разные темы. А это создает дополнительные трудности с выделением основной темы или вопроса, что в свою очередь снова приводит к откладыванию данного письма в долгий ящик.
Гораздо проще дать краткий, четкий и, главное, быстрый ответ на короткое электронное письмо. Одно письмо, одна тема или вопрос!
Пишите письма реже
Если вы отправляете сотруднику много электронных писем, в конце концов он просто привыкнет к тому, что каждое утро в его почтовом ящике будут ждать два или три ваших письма. Ну не ответит он сейчас - какая разница? Чуть позже вы отправите ему еще одно письмо-напоминание с тем же вопросом.
Не учите людей тому, что вы можете написать столько писем, сколько захотите в любое время. Научите людей ценить ваши письма, отправляя их только тогда, когда у вас есть действительно важная и ценная информация.
Всегда спрашивайте ответы на свои электронные письма
Звучит просто, но мы часто забываем это сделать. Мы можем как угодно описать проблему в письме и даже набросать несколько возможных решений, но часто забываем четко попросить ответ на это письмо. Для нас, как отправителей письма, следующий шаг - ответ на него - очевиден. Но это может быть не очевидно для получателя. Особенно, если письмо было отправлено в разгар рабочего дня или в разгар ответов и всяких дедлайнов.
Не забывайте всегда вежливо просить об ответе в конце письма, потому что это важно для вас и для получателя.
Начать с конкретных дат
Еще одна причина откладывания ответа на письмо — его невысказанная срочность или срок, до которого должен быть дан ответ. Система «горячих дедлайнов» к нам уже давно привыкла и сколько бы задача ни затягивалась, мы все равно знаем, что просто обязаны выполнить ее до определенного срока. То же самое касается писем. Укажите в первых нескольких предложениях сроки, к которым вам нужно, чтобы ваш нос истек кровью, чтобы получить ответ на это письмо.
Одно электронное письмо, один получатель
Очень заманчиво написать письмо и указать сразу нескольких получателей. Многие люди так делают, верно? Не покупайтесь на легкость и скорость. Потратьте немного больше и отправьте письмо каждому индивидуально. Вот увидите, ответы вы получите гораздо быстрее, чем при коллективной рассылке. Причина? Дело в том, что когда человек видит в адресной строке несколько получателей, сразу срабатывает перекладывание ответственности на кого-то из этого списка. Получатель надеется, что кто-то еще из списка ответит на вопрос. Вы можете вообще остаться без ответа.
Если вам все же нужно отправить сообщение группе людей, постарайтесь четко задать вопрос или поставить задачу каждому из людей, перечисленных в письме. То есть получается общее сообщение с отдельными задачами.
Старайтесь быть предельно корректными во всех ситуациях (грубых людей никто не любит) и задавайте конкретные вопросы с четкими временными рамками их выполнения.