Как мы расставляем приоритеты в наших списках дел? Очевидно, что большинство существующих методологий составления списков задач основаны на приоритетности. Однако для многих людей, строящих списки только по одному приоритетному критерию, становится понятно, что такая система периодически, если не постоянно, дает сбои. Попробуем посмотреть на способ составления списков задач по-другому.
Источник проблемы
Дело в том, что приоритеты постоянно меняются, в том числе и при добавлении новых задач. Кроме того, такая система не учитывает простой человеческий фактор. Однако список задач предполагает упорядоченность. В интервью, данном GTD Times Дэвидом Алленом, альфой и омегой продуктивности, он объясняет необходимость перестать сортировать задачи только по приоритету. Это не значит, что следует полностью отказаться от этого параметра, но списки, построенные по этому критерию, слишком часто «сливаются» по нескольким причинам:
- Организация списка по приоритету «А, В, С» или «высокий, средний, низкий» приводит к негибкой системе, не способной адаптироваться к реальному ходу вещей.
- Задача, имеющая наивысший приоритет в начале дня, к обеду может стать низкоприоритетной по ряду причин. Вот почему расстановка приоритетов сразу после появления новой задачи не учитывает того простого факта, что задачи часто меняются в приоритете в течение нескольких минут.
- Устанавливая крайний срок задачи, вы часто не принимаете во внимание период времени, когда вы наиболее продуктивны.
- Расстановка приоритетов на основе крайнего срока задачи не учитывает время, необходимое для выполнения этой задачи.
Из этих тезисов следует очевидная истина: приоритеты, актуальные для задач в начале рабочего дня, почти полностью теряют свою актуальность к концу рабочего дня. Есть ли смысл расставлять приоритеты в начале дня? Представьте себе конец дня, когда вы устали и хотите скорее вернуться домой. Никакой приоритет не заставит вас взяться за другой крупный проект в это время. Поэтому ваш список дел должен учитывать часы, когда вы наиболее продуктивны и способны выполнять определенные задачи. Конечно, вы можете постоянно менять приоритеты задач в течение дня, но это противоречит основам продуктивности: тратить время на организацию работы вместо того, чтобы ее выполнить, недопустимо.
Альтернативный подход
Скорее всего, в реальной жизни вы будете решать, что делать, исходя из четырех критериев (в порядке важности каждого параметра):
- Контекст. Что вы можете сделать в этой конкретной ситуации?
- Время.
- Выносливость.
- < strong >Приоритет. Какая задача даст вам наибольшие результаты?
В качестве примера рассмотрим типичную ситуацию. В 10 утра вы получаете сообщение от руководства с просьбой разобраться с проблемами на сервере. В сообщении говорится, что задача достаточно важная, но вы знаете, что работа на сервере может привести к его неработоспособности, и сейчас к нему обращается большое количество пользователей. Также вы знаете, что ближе к концу рабочего дня звонки на сервер практически прекратятся. А еще вы знаете, что лучше всего работаете по вечерам, так почему бы не перенести эту задачу на вечер, когда вы наиболее продуктивны и не мешаете другим людям? Как видите, в процессе обдумывания добавились дополнительные параметры. Такой подход к составлению списка дел определенно требует больше размышлений, но он также дает гораздо лучший результат.
Как вы создаете списки дел?