Митинги в современном обществе считаются пустой тратой времени, на эту тему создано множество мемов и карикатур. Но вообще без совещаний сложно обойтись в любом проекте, где занято более 3-х человек. Проблема не в встречах, проблема в их плохой организации и неясных целях. Мы приглашаем вас посмотреть на великие компании и научиться у них тому, как проводить эффективные встречи.
Эксперименты со встречами за последнее десятилетие в стартапах и компаниях из списка Fortune 500 дали положительные результаты. Из опыта этих компаний вырисовывается свод правил, среди которых можно выделить три универсальных:
<сильный>1. У всех совещаний должна быть четко сформулированная цель или повестка дня. Без повестки собрания могут легко превратиться в бессмысленное мероприятие, а не в продуктивную рабочую сессию.
<сильный>2. Участники должны уходить с совещания с четким пониманием дальнейших действий. Большинство успешных компаний требуют, чтобы сотрудники покидали совещание с определенным списком дел.
<сильный>3. Время окончания встречи должно быть четко определено.
Не указывая продолжительность встречи, вы поощряете болтовню не по теме.
Конечно, не стоит останавливаться на этих трех пунктах. По-настоящему продуктивные компании всегда адаптируют и корректируют правила проведения совещаний в соответствии со своей культурой.
Яблоко
В эпоху Стива Джобса, когда Apple становилась крупнейшей компанией мира, старались сохранить принципы, которые были в самом начале.
— У каждого компонента проекта или задачи есть «НЕ». По словам журналиста Адама Лашински, на каждой встрече в Apple есть Непосредственно Ответственный, чье имя появляется во всех пунктах повестки дня, за которые он отвечает. Поскольку у каждой задачи есть ответственный человек, в Apple редко возникает путаница в отношении того, кто что должен делать.
—Будьте готовы к вызову и вызову. Есть много историй о том, как Джобс умел доводить своих сотрудников до слез, подвергая сомнению их идеи и предложения в довольно агрессивной форме. Вы можете не доводить своих сотрудников до слез, но каждый должен быть готов защищать свои идеи и работать с честной критикой.
Катализатор
Catalyst, группа молодых христианских лидеров из Южной Америки, подчеркивает, что встречи должны проходить в позитивном ключе и сохранять свободу духа. Вот их принципы, которые также могут быть полезны:
— Принцип всегда отвечать «Да» и никогда «Нет». Сохранять позитивный настрой и возможность высказывать все идеи, не перекрикивая друг друга и не проталкивая первоначальные предложения.
– Перерыв каждые 30 минут. Если ваша встреча длится более получаса, убедитесь, что участники могут встать, выйти из комнаты и привести мысли в порядок.
— Думай и мечтай без ограничений. Их время придет позже.
В недавнем выпуске Think With Google вице-президент Google по бизнес-операциям Кристен Гил рассказала о том, как компания пересмотрела свой подход к проведению совещаний. Вот некоторые выдержки:
На всех собраниях должно быть четкое лицо, принимающее решения. Такой подход помогает большой команде Google+ представить более 100 новых функций за 90 дней после их объявления.
На собраниях должно быть не более 10 человек. "Вы не получите специальную медаль за посещение собраний", — пишет она.
Если вам нужна встреча для принятия решения, не откладывайте ее. В противном случае скорость развития компании будет ограничена графиком встреч. Если вам нужно провести собрание, чтобы что-то сделать, сделайте это как можно быстрее.
— Убивайте идеи и встречи. После того как Ларри Пейдж сменил Эрика Шмидта на посту генерального директора Google, он закрыл Buzz, Code Search и настольные приложения. Он сосредоточился на более важных продуктах. Фокус должен присутствовать во всех делах компании, включая встречи.
37Сигналы
Что касается 37Signals, то они вообще убьют встречи, ограничив все обсуждения электронной почтой и мгновенными сообщениями. В бестселлере компании Rework призывают помнить, что «каждую минуту, проведенную на совещании, можно потратить на настоящую работу». На самом деле компания даже придумала Национальный день бойкота митингов в 2011 году. Но если вы должны встретиться, для этого есть три правила:
— Будь краток. Нет, еще короче. И используйте таймер, чтобы уложиться в сроки.
— Должна быть повестка дня.
Пригласите как можно меньше людей.
Действительно
Новоорлеанская компания по производству продуктов питания и напитков Reily была представлена в фильме Роберта Саттона « Хороший босс, плохой босс ». Компания практикует стендап-встречи, ставшие столь популярными в Agile-разработке программного обеспечения.
— Встречи должны проходить в одно и то же время. Поддержание ритма помогает избежать ситуаций, когда текущая работа сотрудников компании внезапно прерывается.
- Стандартные собрания предназначены для взаимодействия и общения, а не для принятия конкретных решений. Если ваша команда регулярно планирует стендап-совещания, «отсутствие общения» больше не является оправданием при возникновении проблем. Взаимодействие и общение - для стендап встреч, для больших дискуссий - совещаний.
Как вы проводите свои встречи?