Написать письмо легко, но как получить ответ от занятого человека, который вас не знает?
Маттан Гриффель, руководитель учебного проекта One Month Rails и партнер проекта Growhack, получает около сотни электронных писем в день, и каждое из них не должно оставаться без ответа. Для этого Маттан каждый день выделяет в своем расписании около часа времени, определяя, какие из них требуют срочного ответа, а какие нет. Ведь иногда просто нет времени перечитывать огромные полотна текста или пытаться ответить на неконкретный вопрос, додумывая за автора, что он хотел сказать или спросить.
Со временем Маттан определил несколько ключевых факторов, которые должны помочь вам написать электронное письмо, на которое вы всегда получите ответ, даже от занятого человека.
Пишите короткие письма
Если ваше электронное письмо состоит из 2-3 предложений, его намного проще прочитать прямо сейчас, а не откладывать в долгий ящик. Если вы пишете письмо в несколько абзацев, будьте готовы к тому, что вам придется долго ждать ответа.
Сделайте текст читаемым
Человеку гораздо легче воспринимать информацию, разбитую на короткие абзацы из нескольких предложений, с четкими списками и отдельными блоками, чем сплошное полотно текста. Маттан приводит несколько примеров писем, которые он получает.
Плохой пример:
«Привет, Маттан!
Я записалась на ваш апрельский тренинг и хочу сказать, что это очень хороший вводный курс. Теперь, следуя вашему совету, я использую Hartl Tutorial. И я хочу спросить у вас совета. Существуют ли какие-либо эквиваленты учебника Hartl по Rails для разработки приложений для iPhone? Я хочу создать веб-сайт Rails для бизнеса моей жены вместе с приложением для iPhone. Буду очень признателен за вашу помощь».
Это письмо трудно читать. Вы не сможете понять его суть, просто бегло просмотрев его, поэтому вам придется потратить больше времени и усилий, чтобы прочитать весь текст.
А можно было бы написать так:
«Привет, Маттан!
Я хочу поблагодарить вас за курс One Month Rails. По вашему совету я сейчас занимаюсь Michael Hartl Ruby, используя учебник по Rails.
У меня короткий вопрос: знаете ли вы какие-нибудь курсы, подобные HartTutorial, но для приложений для iPhone?"
Второй вариант письма читается гораздо легче, и сразу становится понятно, что от вас хотят. Чтобы добиться того же эффекта, разбейте абзацы на короткие предложения, подчеркните призывы к действию и используйте жирный шрифт или курсив, чтобы привлечь внимание читателя к важным частям текста.
Четко объясните, что вы хотите, чтобы я сделал
Наверное, нет ничего хуже, чем когда вам присылают письмо с большим количеством информации, но не говорят, чего именно хотят. Лично я часто отвечаю на такие письма одной фразой: «Что вы хотите, чтобы я сделал?».
Хочешь, я познакомлю тебя с кем-нибудь? Или прочитать сообщение в блоге и оставить отзыв? Или вы хотите, чтобы я ответил, могу ли я посетить ваше мероприятие? Будьте конкретны и скажите мне об этом прямо сейчас.
Плохой пример:
Я только что посмотрел ваш курс по компьютерному программированию. Мне 14 и это то, чем я хотел бы заниматься в жизни. Не могли бы вы помочь мне с этим? Я очень хочу получить твой ответ.
В этом письме содержится призыв к действию «помочь мне», но я не знаю, что это значит и какой ответ я должен дать. Более конкретный вариант:
Привет Маттан!
Мне 14 и я хочу научиться программировать. Какой ресурс вы бы порекомендовали мне в первую очередь для этого?
Если вам нужно отправить длинное электронное письмо с большим количеством информации, напишите призыв к действию в самом начале. Например: «Я пишу вам это письмо, чтобы узнать, сможете ли вы посетить наше мероприятие ниже. Просто ответьте Да или Нет».
Этот метод также помогает получателю определить, нужно ли ему пересылать это электронное письмо своему коллеге, которому он часто делегирует такие задачи.
Будьте разумны в своем запросе
Сегодня очень просто отправить электронное письмо за 30 секунд, что заставит получателя посвятить ответу час своего времени, а то и больше.
Вам не нужно просить меня в своем электронном письме, чтобы я зашел на сайт вашего стартапа и оставил отзыв. Этот запрос включает в себя тщательный обзор и анализ продукта, что занимает много времени. Если я получу электронное письмо, на которое смогу ответить через 2 минуты, я сделаю это сразу. О чем вы хотите получить ответ? А как насчет вашей бизнес-модели? Или цвета кнопки на сайте? Возможно текст? Будьте конкретны и обоснованы в своих запросах.
Не стоит надеяться, что респондент сделает за вас вашу работу и определит, чего вы от него на самом деле хотите. Не задавайте вопрос типа «Как вы думаете, что нам нужно сделать, чтобы привлечь больше пользователей?». И не просите о том, что требует больших усилий и ресурсов человека, к которому вы обращаетесь. Например:
Не хотели бы вы пообедать со мной и еще одним соучредителем? Мы хотели бы рассказать вам, что мы делаем, и узнать ваше мнение о нашем проекте.
Такие просьбы часто означают, что человек, написавший письмо, толком не знает, чего он хочет от респондента. Неудивительно, что такие письма отклоняются.
В зависимости от объема работы и приоритета Mattan обязуется сделать следующее:
- Давайте краткий ответ - "Спасибо" или "Это много значит для меня".
- Ответьте на конкретный вопрос - по возможности менее чем за 2 минуты. < li>Быстрый звонок по скайпу или телефонный разговор – около 15 минут.
- Встреча за кофе – около 45 минут.
Конечно, если он увидит, что личную встречу можно заменить телефонным разговором, он будет настаивать на последнем, чтобы сэкономить свое время.
Докажите, почему я должен найти время, чтобы помочь вам
Человек, который ежедневно получает сотни запросов и просьб, физически не может ответить на все из них. Поэтому человек должен выбирать на основе информации, которую он получает. Поэтому, представляя себя в письме, следует указать свой прошлый успешный опыт работы, о проектах, которые знает респондент. Если у вас еще нет большого опыта, предоставьте ссылку на свой сайт, чтобы доказать, что вы делаете что-то действительно значимое. Ваша задача — заинтересовать человека и мотивировать его тратить на вас свое время.
В этих советах нет ничего нового, но они могут помочь вам написать краткое, удобочитаемое и конкретное электронное письмо и увеличить ваши шансы на получение ответа.
Что бы вы добавили к этому списку из личного опыта? Какие уловки вы используете, чтобы получить ответы на свои электронные письма (особенно если вы пишете человеку в первый раз)? Поделитесь своим опытом в комментариях.