В 1915 году Альберт Эйнштейн представил свою блестящую и революционную теорию относительности. В течение предшествующих этому трех лет он целиком посвятил себя созданию этой теории, не отвлекаясь ни на что другое.
Я не призываю вас тратить три года на один проект, но такой метод концентрации действительно эффективен.
Это был небольшой экскурс в прошлое, а теперь обратимся к современным реалиям: сегодня тенденция «делать меньше» стала довольно популярной. Как следует из названия, эта область охватывает методы, с помощью которых можно добиться отличных результатов с меньшими усилиями.
Сегодня я хочу поделиться с вами некоторыми из этих техник. Надеюсь, они помогут вам достичь наилучших результатов в кратчайшие сроки.
1. Закон Парето, или принцип 20/80
В целом этот принцип формулируется так: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий дают только 20% результата. Закон 20/80 применим почти ко всем сферам жизни. Например, по этому закону 20% преступников совершают 80% преступлений.
Если вы знаете, как правильно использовать закон Парето, он поможет вам не только в профессиональной деятельности, но и в повседневной жизни. Это удобный маленький трюк, который может помочь предсказать результат. Например, если вы общительный человек, то у вас, скорее всего, много друзей. Подумайте, кто из этих людей придет к вам на помощь в трудной ситуации. Наверное, их будет немного, всего что-то в районе тех пресловутых 20%. Стоит взять это на заметку и стараться поддерживать связь с этими 20%, вместо того, чтобы тратить время на виртуальных друзей.
Как это работает
Согласно закону Парето, вы должны выполнять все второстепенные задачи, когда ваша продуктивность низка. Например, многие люди, придя утром на работу, не могут сразу включиться в рабочий процесс. Им нужно поболтать с коллегами, выпить чашечку кофе или сделать что-то еще, что поможет им настроиться на работу.
Только тогда они смогут продуктивно работать. Важно расставлять приоритеты в рабочих задачах. Старайтесь выполнять важные задачи именно в то время суток, когда ваша работоспособность будет на высоком уровне.
2. Три важные задачи
Многие люди составляют список дел, чтобы организовать рабочий процесс. Конечно, в 21 веке мы уже отошли от записи предстоящих задач на бумаге, для этого у нас есть смартфоны и компьютеры.
Я предлагаю вам следовать одному простому правилу: каждое утро тратьте пять минут на запись трех самых важных задач на день. А затем сосредоточьте все свои усилия на завершении этого короткого списка.
Это отличная альтернатива бесконечным спискам дел, которые мы обычно любим составлять. Кого мы обманываем, ведь им и недели мало, не говоря уже об одном дне. Сосредоточьтесь на этих трех основных задачах, и если вам удастся выполнить их досрочно, то можно переходить к чему-то другому.
Эта простая, но действенная привычка действительно может повысить вашу продуктивность.
3. Философия «Делай меньше»
Философия «Делай меньше» очень популярна в сегодняшних реалиях. Разные авторы предлагают разные подходы. Например, Марк Лессер написал книгу «Достичь большего с меньшими затратами», основанную на дзен-буддизме.
Его манифест «делай меньше» начинается с опровержения утверждения о том, что снижение рабочей нагрузки делает сотрудников ленивыми и негативно влияет на их производительность. Когда мы выполняем меньше задач, мы можем наслаждаться своими достижениями.
Марк Лессер рекомендует уделять несколько минут медитации в течение рабочего дня. Это выровняет ваше дыхание, вы придете в себя, избавитесь от стресса и сможете лучше сконцентрироваться на поставленной задаче.
Не забывайте расставлять приоритеты. Сначала выполняйте важные задачи, а затем переходите к менее приоритетным. Не перегружайте себя большим количеством задач: лучше сделать меньше, но качественно и с удовольствием, чем больше, но без энтузиазма.
4. Помидорная техника
Технику помидора предложил Франческо Чирилло. Техника называется томатной из-за того, что ее автор изначально использовал кухонный таймер в виде помидора для измерения времени.
В основе методики лежит принцип работы в течение 25 минут над конкретной задачей без перерыва, но после обязательно делать перерыв.
Как это работает
- Просмотрите свой список дел и выберите главные приоритеты.
- Затем установите таймер на 25 минут и начинайте работать, не отвлекаясь, пока не услышите звуковой сигнал таймера. Каждый 25-минутный период называется Помидором.
- После этого сделайте пятиминутный перерыв и снова запустите таймер.
- После четырех Помидоров (то есть каждые два часа) , делайте больше перерыв на 15-20 минут.
- Если в вашей задаче больше пяти Помидоров, ее можно разделить на несколько частей.
Эта техника помогает вам работать над задачами с более высоким приоритетом, улучшает внимание и помогает лучше концентрироваться.
5. Миф о многозадачности
Многозадачность вовсе не делает нас более продуктивными, это миф. На самом деле, когда мы сосредотачиваемся на многих задачах одновременно, это отрицательно сказывается на нашей продуктивности и концентрации.
Независимо от того, насколько хорошо вы привыкнете к многозадачности, ваша продуктивность будет намного меньше, чем если бы вы решили с самого начала и до конца сосредоточиться на одной задаче. Дэвид Мейер, профессор Мичиганского университета
Эффективное выполнение нескольких задач одновременно возможно только в некоторых особых случаях. Скажем, когда вы делаете что-то автоматически, например, ходите и говорите одновременно. Ходьба — это автоматическая деятельность, она не требует от вас концентрации внимания. Это хорошо иллюстрирует известная притча:
Однажды муравей встретил на лесной тропинке многоножку, которая весело и безмятежно побежала ему навстречу. Муравей спросил многоножку: «Как ты так ловко передвигаешь всеми своими 40 ногами? Как тебе удается так легко и быстро передвигаться?» Многоножка задумалась на мгновение и… не могла больше пошевелиться!
Если вы хотите быть более продуктивным в своих задачах, лучше сосредоточиться на одной задаче, выполнить ее от начала до конца и только потом переходить к другим.
6. Информационная диета
В наши дни перегрузить свой мозг информацией так же просто, как получить тепловой удар в пустыне Сахара. И даже симптомы схожи: нарушение сна, рассеянное внимание и замедленная реакция. Наш мозг перегружен информационным шумом. В современном мире люди постоянно ищут новости, хотя они и так окружают нас повсюду.
В этом случае Тимоти Феррис, автор книги «Как работать четыре часа в неделю и при этом не быть в офисе по ночам, жить где угодно и разбогатеть», советует людям «сесть на информационную диету». Подумайте, все ли электронные письма, блоги, газеты и журналы, которые вы читаете, действительно важны для вас? Вам действительно нужно проводить так много времени в социальных сетях и на телевидении?
Постарайтесь получать как можно меньше совершенно ненужной вам информации в течение хотя бы недели и посмотрите, как это повлияет на вашу продуктивность.
7. Жить по расписанию
Спросите любого успешного человека, когда он или она просыпается, и вы, скорее всего, услышите, что он встает рано. Это довольно просто: утром не так много отвлекающих факторов, поэтому мы можем сосредоточиться на приоритетных вещах.
Помните, что есть время отдыхать и есть время работать. Проведите четкие границы между тем и другим. Начните с того, что прекращайте заниматься делами, как только почувствуете, что вам нужно отдохнуть.
Лучше жить с планом, чем без него.
Закон Паркинсона гласит, что «работа заполняет отведенное для нее время». Это значит, что если вы, например, решили, что будете писать отчет через неделю, вы будете писать его всю неделю. Особенно закон Паркинсона применим к вещам, которые нам не нравятся и которые мы не хотим делать. Многие из нас склонны тянуть дела как можно дольше. Но если поставить каждую задачу в жесткие рамки, это позволит гораздо эффективнее заниматься кейсами. Когда у тебя дедлайны, ты стараешься все сделать вовремя, так что это отличная мотивация.