Сегодня мы поделимся одним простым правилом, которое поможет вам контролировать свою электронную почту и делать дела более эффективно.
Для этого вам не нужно будет штудировать книги, смотреть видео, что-то покупать, скачивать или изобретать. Все, что вам нужно, это просто начать использовать то, что уже есть в вашей электронной почте.
Одно простое правило
Нажмите на флажок/звездочку рядом с сообщением, если оно важно для вас.
Вот и все. Потратьте несколько минут прямо сейчас, чтобы зайти в свою электронную почту и отметить звездочкой или флажком (в зависимости от вашей почты: звездочки — Gmail, флаги — Outlook и Mail.app например) все важные письма, с которыми вам нужно разобраться.
Чтобы пометить сообщение, просто щелкните звездочку/флажок рядом с сообщением или используйте комбинацию горячих клавиш:
Gmail: S. Outlook и Outlook.com: ВСТАВИТЬ. Mail.app: Cmd + Shift + L.
Когда вы закончите с этим, вы можете заархивировать остальные электронные письма, чтобы они не оставались у вас перед глазами.
Создайте список дел с помощью электронной почты
Теперь подойдите к тем буквам, которые вы отметили. Отныне эти письма — ваш список дел. После того, как вы разобрались с электронными письмами на сегодня, снимите с них теги или просто удалите их, если они больше не нужны.
Забегая вперед, скажу, что вам не нужно уделять много времени новым письмам — достаточно двух минут или даже меньше, чтобы понять, нужно или нет ставить звездочку/флажок. Ваш список задач — это только отмеченные электронные письма, а не все электронные письма в вашем почтовом ящике.
Даже если у вас нет других списков дел, списка дел в папке «Входящие» будет достаточно, чтобы держать вас в курсе и ничего не забыть.
С электронной почтой тоже можно самому ставить себе задачи: просто отправлять письма самому себе и отмечать их звездочкой/флажком. Это очень быстро и просто, вам даже не нужно находиться в это время за компьютером, достаточно смартфона.
Гораздо проще отфильтровать все электронные письма, которые вам нужны, таким образом, чем искать в своей электронной почте (просматривая все электронные письма, которые вы получили за неделю, месяц, даже год) в поисках важных писем, верно?
И наконец
- Если у вас не работают горячие клавиши, проверьте в настройках, включены ли они.
- Если вы обнаружите, что не можете управлять своим списком дел таким образом, проверьте «Getting Things Done» («Техника личной эффективности», созданная Дэвидом Алленом, буквально означает «доведение дел до конца»). Конечно, вам потребуется некоторое время, чтобы разобраться в технике, но в итоге вы сможете повысить свою продуктивность, а значит, останетесь в выигрыше.