Если при работе с электронной почтой вам кажется, что вы играете в игру, где нужно «догонять» молотком крота, который вдруг выползает в ту или иную дырку, вы не одиноки. Электронная почта по умолчанию является основным каналом делового общения. По оценкам Radicati Group, средний офисный клерк получает около 100 электронных писем в день. Ежегодно это число увеличивается на 15%. В июле 2012 года Глобальный институт McKinsey опубликовал отчет под названием «Социальная экономика: раскрытие ценности и производительности с помощью социальных технологий». В нем говорится, что рядовые сотрудники тратят 28% своего рабочего времени на управление электронной почтой.
Думаю об этом. Если у вас 50-часовая рабочая неделя, то 14 из этих часов вы тратите на чтение и написание электронных писем. Маловероятно, что вы проводите столько же времени в Word, Excel или других рабочих программах.
Возможно, эти цифры не были бы проблемой, если бы электронная почта действительно была эффективным каналом связи. Скорее, это так для некоторых компаний. Но в большинстве случаев это не так. Конечно, электронная почта имеет право на существование, но не стоит увлекаться. Исследования показывают, что постоянная проверка почтового ящика снижает ваш IQ.
В последние годы электронная почта стала настоящим бичом делового общения. Тем не менее не стоит винить ее во всех бедах. Обвиняющая технология удобна: это хороший повод не смотреться в зеркало. Ведь если мы заглянем внутрь, то поймем, что проблема не в электронной почте как таковой, а в том, как мы ее используем.
Дело не в том, чтобы отказаться от электронной почты (хотя некоторые и делают). Суть в том, чтобы использовать его рационально.
С чего начать?
Понятно, электронная почта ≠ беседа
Электронная почта не может использоваться для общения так же, как в реальной жизни. Между письмами всегда есть временные промежутки, а текстовые сообщения не предполагают близких дружеских проявлений к собеседнику. Джастин Крюгер из Нью-Йоркского университета и Николас Эпли из Чикагского университета показали, что люди неправильно интерпретируют сообщения электронной почты из-за отсутствия невербальных сигналов.
Психологи выяснили, что правильно интерпретировать настроение в текстовом сообщении можно лишь в половине случаев. Смайлики, увы, не помогут, например, отличить юмор от сарказма. Это часто приводит к недоразумениям. Готовы ли вы каждый раз подбрасывать монетку, пытаясь угадать, понял ли ваш собеседник ваше сообщение?
Следуйте правилу трех букв
Приняв тот факт, что электронная почта — не лучшее место для задушевных бесед, переходите к действию.
Он применим как к административным задачам (таким как планирование собрания), так и к личным задачам. Это сэкономит вам много времени и избавит вас от многих разочарований. Однако не всем это нравится, будьте готовы к недовольству некоторых товарищей. С разумной долей предположения, но пора избавляться от установки "есть почта по всем вопросам".
Не решайте срочные вопросы по электронной почте
Если проблема действительно важна и требует немедленных действий, не решайте ее по электронной почте. Для этого есть телефон. Пусть это станет правилом в вашей компании.
Не используйте электронную почту для управления задачами
Электронная почта — это не диспетчер задач. Но многие используют электронную почту как таковую. Неудивительно, что они постоянно отвлекаются. Я открыл свой почтовый ящик, чтобы проверить свои задачи, и на вас обрушился поток рабочих и личных сообщений. На них легко переключиться, забыв, зачем вы открыли почтовый клиент.
Для управления задачами есть самостоятельные приложения: Todoist, DropTask, Flow и другие. Они не заменяют электронную почту, они нацелены на цели, которых вы пытаетесь достичь.
Скачать
Цена: Бесплатно
Скачать
Цена: Бесплатно
То же самое и с управлением проектами. Trello, Asana или Basecamp — удобные и доступные инструменты, которые избавят вас от километровых цепочек сообщений.
Не относитесь к общению как к добыче полезных ископаемых
Немногие свободны в своих трудовых отношениях. Многие люди ненавидят свою работу отчасти потому, что не могут выбирать себе коллег, клиентов и партнеров. Некоторые из них слишком «заняты», чтобы разговаривать по телефону — лучше написать десяток сообщений, чем обсуждать все на словах за две минуты.
При этом нужно обратить внимание на манеру их общения (слова, обороты и так далее). Спросите себя, действительно ли вы хотите общаться с людьми, которые уклоняются от телефона и разговоров. Присмотритесь к претендентам на вакантную должность в вашей компании, потенциальным клиентам или возможным будущим поставщикам. Если они изначально общаются так, как будто добывают руду из шахты, то каковы шансы, что они изменятся?
Вспомни жизнь вне электронной почты
Она! Не бойтесь закрывать свой почтовый ящик. Мир не рухнет. Это очевидно, но для многих может стать откровением. Например, компания Klick Health запретила сотрудникам пользоваться электронной почтой. По словам ее генерального директора, электронная почта — это инструмент, который дает контроль над собой другим людям.
Как вы думаете: действительно ли электронная почта контролирует людей, навязывая им задачи и приказы?