Я люблю дедлайны! Особенно свисток, которым они ломаются.
Все мы знаем, насколько важно планирование для эффективной работы. Иногда мы буквально одержимы этим. Но, когда приходит время приступить к выполнению списка задач, мы начинаем их откладывать, протягивая до последней минуты, а то и вовсе срывая сроки. Это случается со всеми в большей или меньшей степени. И этому есть оправдание, которое заключается в особенностях нашего мышления.
Почему мы срываем сроки
Возможно, вы слышали историю о Сиднейском оперном театре, строительство которого планировалось завершить в 1963 году и обошлось в 7 миллионов австралийских долларов, но закончилось только 10 лет спустя, в 1973 году. Кроме того, первоначальный проект театра подвергся многочисленным испытаниям. изменения, и здание стало меньше, и в итоге было потрачено 102 миллиона долларов!
Дизайнеры стали жертвами распространенной ошибки: они недооценили, сколько времени займет выполнение задачи. Снова и снова им приходилось отодвигать сроки и менять план работ, потому что они не учитывали проблемы, которые влияли на скорость проекта.
Наше мышление устроено таким образом, что мы вкладываем в план столько времени и денег, сколько будет необходимо, если все пойдет по лучшему сценарию.
Но на пути неизбежно возникают препятствия, в результате чего объем работы стремительно увеличивается. Тогда мы списываем сорванные сроки на то, что возникли непредвиденные обстоятельства, а не на то, что мы не смогли учесть возможность их возникновения на этапе планирования.
Зачем нам все еще нужны сроки
Жесткие дедлайны не только постоянно срываются, но и приносят большой стресс участникам проекта, так может лучше от них отказаться? Нет. Зачастую наличие дедлайна — единственная причина, по которой работа вообще движется.
Раньше словом крайний срок называли черту вокруг тюрьмы, за которую заключенные не могли заступиться ни днем, ни ночью под страхом немедленно получить пулю.
Теперь дедлайны связаны исключительно с работой, и их срыв не грозит исполнением всего отдела. Но суть остается прежней: дедлайн — это жизнь или смерть для вашей продуктивности или проекта.
Работа заполняет отведенное на нее время.
Любая задача займет столько времени, сколько вы на нее выделяете. Вот почему иногда мы удивляемся, как быстро мы можем что-то сделать. По этой же причине мы часто на пределе своих возможностей в последние минуты доделываем то, что было отведено на несколько дней или даже недель.
Принимая во внимание закон Паркинсона, мы понимаем, что если мы не установим сроки, за которые задача должна быть выполнена, то мы будем делать это вечно!
Как избежать постоянных пропусков сроков
Как бороться с ошибочным планированием и обратить наличие дедлайнов в свою пользу? Это будет очень сложно, потому что нам предстоит бороться с систематическими ошибками нашего мышления. Но знание того, как дедлайны меняют наше поведение, поможет повысить продуктивность.
Яркое начало
Когда вы распределяете нагрузку на месяц, неделю, даже на день вперед, максимально плотно заполняйте начало периода и максимально разгружайте остальное время к дедлайну.
В первую очередь сосредоточьтесь на самых сложных, важных и трудоемких задачах проекта. Вы все равно сделаете их длиннее, чем ожидалось. Смирись. Но благодаря вашему активному старту в конце периода у вас будет время, которое вы потратите на решение незапланированных проблем и выполнение задач.
В преддверии дедлайна не нужно с головой загружаться новыми сложными задачами, встречаясь с подводными камнями, о которых вы еще не подозреваете.
Дополнительный срок
Лично для себя назначьте дедлайн на пару дней раньше реального. Именно так советует поступать маркетолог Мэтью Гуэй из Zapier. Идеально, если вы не знаете, сколько у вас времени от личного дедлайна до реального — день или три. Но такая ситуация вряд ли представляется. Конечно, вы все равно будете помнить, сколько времени у вас осталось, поэтому потребуется сила воли, чтобы не срывать сроки.
Придумайте себе какую-нибудь награду, если сделаете работу в установленный вами срок. Однако удовлетворение от выполненных в срок задач будет хорошим поощрением.
Публичное заявление
«Торжественно клянусь закончить статью к пяти вечера» — произнесите это не в своей голове, а громко на весь офис. Теперь ваше эго вступило в игру. Что для вас будет болезненнее: заставлять себя активно работать или срывать сроки и громко признавать свою неудачу?
Писательница Эвелин Во, приступая к своему новому роману «Возвращение в Брайдсхед», публично заявила: «Я начинаю новую книгу и напишу ее через три месяца». Во не уложился в срок и несколько раз, опять же публично, просил отсрочить крайний срок. Тем не менее, он закончил роман довольно быстро, так как знал, что читатели помнят его обещание и ждут его исполнения.
Постоянные напоминания о сроках
Если мы начинаем работу над большим проектом, то сроки обычно довольно большие. Крайний срок становится какой-то абстракцией — где-то там, когда-нибудь. Чем он ближе, тем яснее мы осознаем, сколько именно времени у нас осталось, и можем более адекватно сопоставить его количество и количество оставшейся работы.
Установите себе регулярные напоминания, которые постоянно будут возвращать вас к реальности, уведомляя о приближении Дня X:
- срок действия истекает через месяц;
- неделя;
- три дня;
- день;
- 8 часов.
Да, это напряжно, это будет раздражать. Но, может быть, это единственный способ подстегнуть себя?
Любое дело всегда занимает больше времени, чем предполагалось, даже если учитывать закон Хофштадтера.
Этот шуточный рекурсивный закон от Дугласа Хофштадтера, доктора философии, говорит о невозможности планирования. Сроки буквально созданы для того, чтобы их нарушать. Однако мы надеемся, что наши советы помогут вам не доводить дела до предела, когда постоянные срывы дедлайнов крайне вредят вашей рабочей репутации и повергают вас в состояние постоянного стресса.
Успеваете ли вы уложиться в сроки?