1. Конкретный список задач на сегодня
Первым шагом к составлению таких списков является планирование. Прежде чем уйти с работы, напишите список дел на завтра. Определите основные задачи, составьте план переписки и телефонных звонков. Когда вы придете на работу утром, перед вами будет готовая дорожная карта.
Паула советует разбивать задачи на разные уровни продуктивности. Например, самые важные задачи лучше всего выполнять, когда продуктивность находится на пике, например, утром. А более простые задачи, вроде работы с электронной почтой или обзвона клиентов, лучше оставить на вторую половину дня.
Если в конце дня какие-то задачи остались незавершенными, спросите себя, достаточно ли у вас времени и ресурсов для их выполнения? Или лучше делегировать их кому-то другому? «Не корите себя за неудачи», — советует Риццо. Если остальные задачи вам по силам, просто перенесите их на завтра. Если у вас нет на них времени или ресурсов, делегируйте их.
2. Список делегированных задач
Успешные люди всегда делегируют задачи. «То, что вы можете это сделать, не означает, что вы должны это делать», — говорит Риццо. Трата времени на черную работу не всегда эффективна.
Паула Риццо предлагает взглянуть на свой список дел и спросить себя: «Единственный ли я человек, который может это сделать?» Все задачи, которые вы делегировали, должны храниться в специальном списке.
3. Список долгосрочных целей
Список долгосрочных целей поможет вам достичь большего. «Даже если вы уверены, что этой мечте не суждено сбыться, все равно запишите ее», — говорит Паула Риццо. Исследования показывают, что фиксированные задачи выполняются на 33% чаще. Составьте такой список для себя и для компании, в которой вы работаете.
4. Список плюсов и минусов
Когда вам нужно принять важное решение, составьте список всех «за» и «против». Этот список необходимо тщательно обдумать. Тем не менее, превосходство плюсов над минусами не означает, что вы должны принять положительное решение. Если вы сомневаетесь, оставьте список и вернитесь к нему завтра: свежий взгляд поможет вам сделать правильный выбор.
Большой плюс такого списка — возможность им поделиться и узнать мнение других. Вы можете отправить его своим друзьям или коллегам. Как говорится, одна голова хорошо, а две лучше, поэтому не бойтесь спрашивать мнение людей, которым вы доверяете.
5. Список проектов
Если вы работаете с кем-то в команде, стоит составить отдельный список проектов, в котором подробно описаны роли и обязанности каждого члена команды. По словам Риццо, это помогает избежать мелких споров по зонам ответственности и избавляет от необходимости объяснять всем свои обязанности.
6. Список тем для разговора
Если у вас скоро предстоит встреча или телефонный звонок, следует заранее составить список, в котором будут отражены темы предстоящего разговора. «Эти списки делают переговоры более эффективными, потому что темы для обсуждения всегда под рукой», — говорит Паула.
Wunderlist хорош для составления списков. Списки в нем можно объединять в папки, что очень удобно.