Есть много способов превратить офис из скучного и недружелюбного места в современное и удобное пространство. Это даст сотрудникам возможность и стимул работать более эффективно, а вы сэкономите деньги и добьетесь лучших результатов.
1. Долой карты доступа
Офис начинается даже не с вешалки, а с входной двери, которую нужно как-то открыть. Ключи и карты доступа — это вчерашний день. Они теряются, ломаются, забываются на рабочем месте.
Любую ключ-карту можно украсть и получить доступ в офис.
Хорошим решением является включение входа по отпечатку пальца. На рынке смартфонов устройства со сканером отпечатков пальцев уже давно стали нормой, почему бы не привнести эту простую и полезную функцию в свой офис?
Это удобно для сотрудников и экономит их время и нервы (ведь шансы забыть палец дома крайне малы). Кроме того, сканер отпечатков пальцев на входе в офис позволит сократить расходы на печать, прошивку и администрирование доступа к бесконечному количеству карт.
2. Не покупайте кофемашину
Все или почти все сотрудники пьют кофе. Это и утренний ритуал, и возможность окончательно проснуться, и желание что-то обсудить на общей кухне.
Отнимать такую возможность не стоит, но сократить расходы компании можно. Например, вместо того, чтобы покупать кофеварку, вы можете арендовать ее. Многие компании не взимают арендную плату, если они поставляют вам зерно.
Это удобно еще и тем, что если автомобиль сломается, вам не нужно тратить деньги на его ремонт. Новый будет доставлен гораздо быстрее, чем можно будет отремонтировать старый. Если коллектив разрастется, можно будет поменять кофемашину на более производительную. И вы будете платить только за зерно.
3. Установите хорошее МФУ
Копир, принтер, сканер и факс, которые когда-то занимали огромное пространство, давно уместились в одном компактном МФУ (многофункциональном устройстве). Он скромно стоит в доступном для всех месте и спокойно делает свое дело.
Выбирайте хорошее МФУ, которое не будет тормозить работу офиса и не сломается в первый же месяц. Главное, чтобы низкая цена устройства сочеталась с надежностью и производительностью (особенно если сотрудники печатают действительно много).
Например, цветной лазерный принтер Ricoh C260SFNw. Устройство может копировать документы в цвете и сканировать с обеих сторон одновременно. Электронную копию многостраничного договора можно сделать за несколько минут. Копирование запускается одной кнопкой, что экономит время.
Данная модель МФУ поддерживает беспроводную печать, печать с любых мобильных устройств и отправку на них отсканированных документов.
Пробегающий мимо сотрудник может легко распечатать договор или дизайн-макет, только что полученный им в Telegram, внести правки, отсканировать и отправить документ на смартфон. Вся процедура займет пару минут.
Wi-Fi Direct, Mopria, Google Cloud Print, AirPrint и NFC для современного офиса давно стали нормой и синонимом эффективности, так что к этому нужно просто привыкнуть. Эти технологии упрощают печать со смартфона или планшета без использования компьютера.
Ricoh C260SFNw можно разместить вплотную к стене или в любой нише. Фронтальный доступ позволит работать с ним в офисах, где мало места для размещения оборудования.
При выборе МФУ обратите внимание на его характеристики. В современном офисе цветной принтер с такими функциями — не роскошь, а необходимый инструмент для оптимизации работы и экономии времени.
4. Определите четкий режим работы
Установите четкие часы работы. Сотрудники, работающие в нерабочее время, становятся менее эффективными. Если вчера они просидели в офисе до 10 вечера, то на следующий день вряд ли смогут показать хорошую работоспособность и принести гораздо меньше пользы, чем их сонные и отдохнувшие коллеги.
Кроме того, понятный режим работы позволяет экономить на электроэнергии и расходных материалах.
Вывод: после 6-7 вечера офис должен оставаться пустым и темным. В Японии, например, есть даже специальные работники, в обязанности которых входит отправка переутомленных трудоголиков домой.
5. Отделите интровертов от экстравертов
Открытое пространство в чистом виде считается столь же неэффективным, как и старые ящики-клетки для сотрудников.
При планировке кабинета стоит учитывать индивидуальные особенности подчиненных. Например, мягкое отделение интровертов от экстравертов. Многие сотрудники не могут сосредоточиться и продуктивно работать, если вокруг шум, разговоры коллег и рабочая суета.
Исследования показывают, что приглушенный свет, спокойная обстановка и минимум эмоциональных коллег-экстравертов помогают интровертам сосредоточиться и работать намного продуктивнее.
Учитывая, что среди интровертов есть гении и генераторы идей вроде Билла Гейтса, стоит обеспечить им нормальные условия работы и возможность подумать в тишине.
6. Перерыв в работе
Офис, в котором приятно находиться, повышает эффективность и лояльность сотрудников. Продумайте места для отдыха: можно сделать игровую комнату с приставкой, столом для пинг-понга и другими развлечениями.
Это не мешает работе, но позволяет отвлечься и расслабиться, чтобы потом вернуться к своим обязанностям. Сидеть за компьютером целый день при 8-часовом рабочем дне невозможно: производительность падает, работа останавливается. Поэтому нужно делать перерывы.
7. Фрукты вместо печенья
Привлекать сотрудников обещанием печенья уже не модно. Об их здоровье необходимо заботиться, даже если оно кажется им некритичным.
Самый простой пример — запас продуктов на общей кухне. Если вы решите угостить своих сотрудников закусками, подумайте о фруктах, орехах или полезных зерновых батончиках, а не о печенье или конфетах. Не все осознают, что нужно брать с собой из дома яблоко или мандарин, хотя витамины нужны организму гораздо больше, чем сахар.
8. Не используйте флипчарты
Флипчарты — это даже не вчера. Оставим мелки, размахивающие перед магнитной доской, героям «Безумцев» и сделаем шаг вперед.
Обычная меловая стена в переговорной совсем не занимает места (это же стена), требует меньше расходных материалов и менее вредна для окружающей среды.
Всем известно, сколько листов бумаги может пролистать экспрессивный менеджер, пытаясь донести идею до клиентов. Интерактивные панели для коворкинга, конечно, еще эффективнее, но и стоят они намного дороже.
9. Бухгалтерия - на аутсорсинг
Если говорить о малом бизнесе, бухгалтерский учет можно смело отдать аутсорсинговым компаниям или службам. Такие сервисы, как «Кнопки» или «Мой бизнес» работают быстро и эффективно вписываются в структуру современного офиса.
У многих сервисов есть свои приложения или хотя бы веб-интерфейс, что тоже ближе к офису 21 века, чем суровый бухгалтер, зарытый в бесконечные стопки бумаг.
Ничто не мешает отдать на аутсорсинг и другие задачи: начиная с работы ИТ-специалистов и заканчивая, например, юридическим сопровождением. Есть гарантии и система отзывов, по которым можно выбрать хорошего специалиста. Немаловажно и то, что это будет стоить меньше, чем собственные работники в штате.
10. Выберите правильную технику
Невозможно работать быстро и качественно, если рабочий ПК постоянно глючит или тормозит. Поэтому выбирайте хорошее оборудование для офиса.
Например, если у вас нет рабочих станций, четко закрепленных за сотрудниками, проще купить моноблоки или мониторы с док-станциями типа Philips B Line, к которым любой может подключить свой ноутбук. Так сотрудник будет иметь постоянный доступ к своей информации, офисной сети и «обычным» клавиатуре, мыши и монитору.
Для полевых работников рабочие ноутбуки гораздо предпочтительнее стационарных ПК, за которыми они проводят минимум времени. Так что не платите дважды.