Простой человек работает с 9 до 18 с двумя выходными и горя не знает. А вот для предпринимателя жизнь намного сложнее: погрузиться в работу - семья недовольна, вернуть личную жизнь - бизнес уходит в минус. Но бывает и по другому. Например, глава Virgin Ричард Брэнсон работает по 5-6 часов в день, а топ-менеджер Google приходит на работу не раньше девяти утра и уходит не позднее половины пятого. Чтобы иметь возможность делать то же самое, нужно правильно организовать бизнес-процессы.
Делегировать задачи
Определите, что вы можете делегировать
Напишите, что входит в ваши обязанности. Это может быть решение юридических и финансовых вопросов, организация и контроль закупок, управление персоналом, оперативное управление, стратегическое планирование, поиск клиентов и партнеров. Чем конкретнее и детальнее, тем лучше. Список даст понять, кому вы можете делегировать каждую задачу. Хотя будут баллы, которые вы никому не захотите отдавать. Например, стратегическое планирование и поиск партнеров.
Укажите, кому вы делегируете полномочия
Определите, кому именно можно поручить каждую задачу. Это может быть ваш сотрудник или сторонний специалист – юрист, бухгалтер, дизайнер и так далее. Подумайте, достаточен ли уровень вашего персонала для новых обязанностей и есть ли у людей достаточно времени. Может быть, нужно будет нанять несколько специалистов разово или по совместительству, или часть задач отдать на аутсорсинг?
Ограничить зоны ответственности
При делегировании задач проясните, за что человек отвечает. Объясните, каких результатов вы ждете от него, какие процессы он должен поддерживать, с кем взаимодействовать и для чего. Также каждый сотрудник должен понимать, какие решения он может принимать сам, а какие только вы. Обязательно сообщите, когда и куда можно позвонить или написать по текущим вопросам, чтобы получить ответ.
Не повторяйте чужих ошибок
- Не делегируйте задачи знакомым. Хороший человек - это не профессия. Вам нужны специалисты.
- Не экономьте на сотрудниках. Наймите плохих специалистов - результат вас не порадует.
- Не работайте на других и не разделяйте ответственность. В противном случае в делегировании нет смысла.
- Не забывайте следить за сотрудниками, чтобы быть уверенными в результатах, и поощряйте самых лояльных и успешных.
- Не бойтесь увольнять людей кто не может справиться и не стремится работать лучше.
- Не делегируйте наугад. Учитывайте сложность задач, занятость сотрудников, фиксируйте сроки и премии.
- Не затягивайте с передачей обязанностей. Требуется время, чтобы погрузиться в работу и сделать ее хорошо.
- Не делегируйте стратегические задачи. Только вы определяете, куда пойдет ваш бизнес.
B2Blog — онлайн-журнал для малого и среднего бизнеса. Здесь доходчиво пишут о российских законах, маркетинге и деловой практике, а также о кофемашинах для офиса и защите от умных холодильников.
Об ошибках делегирования задач в B2Blog
Автоматизируйте процессы и контролируйте все удаленно
Для автоматизации рабочих процессов уже разработаны доступные и понятные инструменты:
- Приложение «Мобильное предприятие Lite» помогает не пропускать звонки клиентов, контролировать сотрудников, разрешать конфликтные ситуации, анализировать затраты на рекламу. Отличный вариант для управления малым бизнесом со смартфона из любой точки мира.
- CRM — система управления продажами. Это более эффективно, чем электронные таблицы в Excel, потому что позволяет отслеживать все сразу: продажи, остатки на складах, расходы, маркетинг и рекламу, поток клиентов и так далее. Популярными CRM являются Salesforce, Битрикс24, Мегаплан, AmoCRM.
- Интернет учетно-платежная система. Они позволяют удаленно видеть движение денег, выставлять счета, принимать платежи, формировать отчеты и сверяться с ФНС. Примеры: «Мое дело», «Эльба», «Небо», «Фингуру». Также есть линейка продуктов от «1С» и услуги по их аренде, если дорого покупать.
- Бизнес-телефония, решения для электронной почты и системы социальных сетей.
Об услугах для интернет-магазина в B2Blog
Если вы не готовы к радикальным мерам
Сократите свое прямое участие в бизнесе и попробуйте работать вне офиса. И разрешите то же самое сотрудникам - при этом вы сэкономите на аренде.
- Подумайте, как удобно хранить документы и другие ресурсы, чтобы все, кому они нужны, могли получить к ним доступ.
- Выберите инструмент управления проектами, например Trello, Asana или Planner Todoist.
- Выберите инструмент управления проектами, например Trello, Asana или Planner Todoist. li>
- Фиксируйте в договоре часы работы или время ответа удаленного работника.
- При постановке задач указывайте четкие сроки их выполнения.
- Фиксируйте результаты работы сотрудников в CRM-системе.
- Оперативно общайтесь в мессенджерах.
- Проводите онлайн-конференции.
- Не забывайте об обучении сотрудников.< /li>
- Наградите лучших.
Обратите внимание, что в Сети существует множество мифов об удаленной работе. Например, они считают, что удаленных работников трудно контролировать, они неэффективны и вообще могут украсть секретные данные. Однако все это решаемо. Не следуйте за работниками, а требуйте от них результатов. Неэффективных людей можно заменить. Храните данные в безопасных корпоративных облаках — они так же безопасны, как офисная локальная сеть.
Об удаленной работе в B2Blog