Правильное управление временем означает получение большего результата за меньшее время. Популярный блогер и предприниматель Томас Оппонг рассказывает о том, как правильно планировать достижение целей и почему простые списки дел могут только мешать продуктивности.
Почему обычные списки дел не работают
В простом списке дел вы не отражаете, сколько времени займет выполнение задачи. И, скорее всего, вы начнете с маленьких и несложных, требующих не более пяти минут.
Постепенно вы приходите к тому, что раз за разом беретесь только за простые дела, а важные и трудоемкие дела постоянно откладываете на потом. В результате крупные проекты не сдвинутся с места. И большинство пунктов плана остаются невыполненными, потому что вы продолжаете добавлять к ним новые, при этом не имея никакой системы контроля.
Здесь срабатывает эффект Зейгарник, согласно которому люди запоминают незавершенные или прерванные действия лучше, чем законченные. Это означает, что мысли о незавершенных задачах в вашем списке дел будут крутиться в вашей голове, пока вы их не выполните. Вас будет преследовать навязчивое чувство, которое будет мешать сосредоточиться на выполнении работы. В конечном итоге это может привести к стрессу и бессоннице.
Как эффективно планировать
Опишите свой идеальный день
Джейсон Уомак, бизнес-тренер, спикер и писатель по продуктивности, рекомендует свой подход к организации процесса для достижения цели. Он предлагает написать сценарий идеального дня, чтобы вести себя. Знание того, что идеально для вас, мотивирует вас работать.
Чтобы создать сценарий, ответьте на следующие вопросы.
- Как бы вы хотели провести свой день?
- Какие именно задачи нужно выполнить сегодня?
- Когда вы наиболее продуктивны?
- Какие задачи займут менее 20 минут?
- Какие задачи займут больше часа?
- Что лучше всего сделать утром, когда вы обладает наибольшей энергией?
На основании ответов вы сможете разделить свое рабочее время на сегменты, каждый из которых будет содержать определенные задачи из вашего списка дел.
Этот метод поможет вам более эффективно работать со своим списком дел и вовремя справляться как со срочными, так и с важными задачами.
Планируйте свой календарь
Чтобы ваши списки дел были максимально эффективными для вас, не составляйте простые планы без дедлайнов и дедлайнов, а научитесь правильно пользоваться календарем.
Подробно распишите в нем предстоящий день или всю неделю. Отметьте все свои задачи в календаре и живите по созданному расписанию. Это поможет вам решить, каким проектом заняться в первую очередь и можно ли добавить дополнительные задачи.
Вместо привычной расстановки приоритетов формируйте пункты плана с датой и точным временем — особенно в самых важных задачах. Это даст ощущение срочности, и вы сможете завершить их к определенному моменту.
Оценивайте каждую задачу
Если вы не анализируете, как вы проводите каждый день, скорее всего, вы тратите большую его часть впустую.
Одно из важных правил продуктивности — не позволять задаче занимать больше времени, чем нужно.
Для эффективного тайм-менеджмента недостаточно просто знать, что нужно делать. Вы должны учитывать, сколько времени это займет. Лучше сказать: «Сегодня у меня есть только 40 минут, чтобы сделать это», вместо того, чтобы планировать дела в простом порядке важности без конкретных сроков.
Добавьте в свой список дел оценку того, сколько времени потребуется на выполнение каждого пункта. Попробуйте запланировать каждую минуту с 8:00 до 17:00. Заранее определите, когда будут перерывы. Настройте расписание для проверки уведомлений, электронной почты и социальных сетей.
Может показаться, что эта деятельность требует только времени. Но на самом деле он устанавливает планку, которой вы пытаетесь соответствовать. И в результате вы увидите, что ваша концентрация улучшилась.
Следите за тем, сколько времени вы тратите на задачи — это может стать для вас настоящим открытием. Так вы определите стиль своей работы и сможете его улучшить. Это также помогает понять, в какое время дня вы более и менее эффективны.
Измерение — это первый шаг, необходимый для контроля и, в конечном счете, повышения производительности. Если вы не можете что-то измерить, вы не можете это понять. Если вы не можете что-то понять, вы не можете это контролировать. И если вы не можете это контролировать, вы определенно не можете это улучшить.
Проанализируйте свое время, и тогда вы сможете правильно его распределить.
Установите сроки
Откройте свой дневник или приложение для планирования и дополните список дел датами выполнения. Назначьте каждому уровень приоритета.
А чтобы понять, на что стоит тратить больше времени, задайте себе несколько вопросов:
Теперь вместо «Выполнить дизайн-проект» напишите «Выполнить дизайн-проект за два часа». Даже если вы не успеете его закончить, то хотя бы оторветесь от земли, не потратив на это целый день.
Если у вас нет цели выполнить задачу к определенной дате, все равно планируйте тратить на нее определенное количество времени каждый день. А потом переходить к другим не менее важным вещам. Так вы сможете постепенно избавиться от больших задач.
Разбивайте большие задачи на более мелкие
Некоторые дела могут занять часы или даже дни. Если вам предстоит работа над большим проектом, уделите несколько минут его обдумыванию. Из каких частей он состоит? Какие усилия необходимо предпринять и сколько времени это займет? Запиши это.
Далее разбейте проект на несколько задач с четким сроком и решайте их по одной, пока не будет выполнено. Чем больше мелких действий вы совершаете, тем более выполнимыми они кажутся.
Когда колоссальный объем работы становится чем-то мелким, мозг фокусируется на том, что нужно сделать прямо сейчас — конкретной задаче и небольшой цели. Поэтому лучше устраивать спринты по 40-60 минут с небольшими перерывами.
Работайте над одной задачей за раз
Уделите этому все свое внимание, и тогда вы сможете быть максимально эффективными.
Марк Мерфи из Forbes объясняет: «Когда люди могут избежать перерывов в работе, с вероятностью 67% у них останется впечатление, что «сегодня был очень продуктивный день»».
Работа в течение часа над одной задачей, не отвлекаясь, действительно имеет смысл. Но это может быть непросто, особенно если вы постоянно получаете уведомления или должны отвечать на вопросы коллег.
Например, техника Помидора помогает сосредоточиться на работе. Он включает в себя 25-минутные рабочие спринты с короткими пятиминутными перерывами. После нескольких таких подходов можно полностью расслабиться.
Этот метод не универсален: продолжительность концентрации и стиль работы у всех разный. Так что пробуйте разные методы тайм-менеджмента и придерживайтесь того, который работает для вас.
Например, если вы более продуктивны утром, то переносите на это время задачи, требующие больше времени. Так вы станете более организованными и сможете добиться большего.