1. Ставьте конкретные цели
Когда все сотрудники понимают, что должно получиться в итоге, команде легче расставлять приоритеты и эффективно выполнять задачи. Цели – как краткосрочные, так и долгосрочные – должны быть:
- Ясно для всех. О планах и перспективах компании должен знать не только совет директоров. В противном случае о доверии не может быть и речи. Вы можете визуализировать свои цели для ясности, например, делая наброски, графики или презентации.
- Измеримы. Не «открыть новые магазины», а «открыть три магазина до конца года». Это упрощает разделение задач между членами команды и установление сроков.
- Выполнимо. Амбициозные планы — это хорошо, но нужно объективно оценивать возможности команды и ставить цели, которые ей под силу. В противном случае есть риск либо напугать сотрудников, либо демотивировать их со временем — если они будут регулярно выполнять задачи на 30–40%, то потеряют уверенность в себе.
Как только общая цель определена, можно сформулировать планы для сотрудников или отделов. И применить к ним те же правила.
2. Распределить роли
У каждого члена команды должны быть четкие задачи и обязанности. В противном случае может возникнуть ситуация, когда несколько человек будут заниматься одним делом одновременно, сами того не подозревая, и все забудут о каком-то важном задании.
Можно сделать для каждого сотрудника (если речь о небольшом коллективе) или отдела (для крупных компаний) небольшую памятку с распределением ролей внутри коллектива. Тогда все будут знать, к кому обращаться, если им понадобится дополнительная информация или помощь.
А для эффективного распределения задач руководителю компании или отдела важно хорошо знать каждого сотрудника, его сильные и слабые стороны. Это повысит производительность как отдельного сотрудника, так и всей команды.
3. План
Путь к достижению общей цели должен иметь прозрачную структуру и состоять из понятных этапов. Для этого каждой команде нужен план действий: на день, неделю, месяц, квартал и более.
Чтобы отслеживать прогресс, вы можете разместить в офисе доску планирования или иметь диспетчер задач для всей команды. С помощью этих инструментов каждый сотрудник сможет видеть свою загруженность и планы коллег, обсуждать задачи и формировать рабочие группы.
«ЛидерТаск Бизнес» — корпоративный менеджер задач, который позволит организовать совместную работу и сплотить команду, даже если ее участники живут в разных уголках мира. В нем можно создать группу компаний, добавить всех сотрудников, назначить роли, поставить задачи конкретному человеку или целой команде. В LeaderTask Business есть функция «Повторяющиеся задачи»: например, если кому-то из сотрудников нужно сдать ежемесячный отчет, программа сама напомнит ему об этом. Кроме того, в карточке каждой задачи можно вести диалог и обсуждать детали, а менеджер может добавлять к ней метки («Важно», «Срочно») и чек-листы.
Также «ЛидерТаск Бизнес» позволяет объединять задачи в проекты или создавать группы проектов. Вы можете добавить к ним много сотрудников, назначить ответственного и установить крайний срок.
Планировать командную работу
4. Повысьте доверие к своей команде
Доверие к команде – один из ключевых элементов комфорта. Для этого можно использовать разные методы, например, программы наставничества для новых сотрудников, тимбилдинг, встречи после работы.
Но важно, чтобы члены команды хотели участвовать в подобных мероприятиях: принуждение к походу в веревочный городок или игры типа «Верю/не верю» вряд ли приведет ни к чему хорошему. Поэтому в первую очередь нужно узнать мнение сотрудников. В этом поможет простой опрос, а чтобы никто не боялся высказаться, сделайте его анонимным.
Доверие также проявляется в контроле за выполнением заданий. Необходимо четко определить цели, установить сроки и обеспечить сотрудников всем необходимым для работы. Но нет нужды стоять над их душой и каждый час проверять процесс.
5. Обсудите процесс и получите отзывы от всех
Во-первых, у сотрудников могут появиться полезные и неожиданные идеи по улучшению системы работы. Во-вторых, они могут заметить какие-то проблемы, которых не видит руководитель. В-третьих, так все сотрудники будут чувствовать свою значимость и это повысит их мотивацию.
Со всеми необходимо проводить как общие собрания, так и личные встречи. Некоторым может быть легче высказывать свои предложения в коллективе, чувствуя поддержку коллег, а другим, наоборот, сложно собраться с силами и озвучить свои мысли в окружении большого количества людей.
А чтобы дать возможность даже самым стеснительным сотрудникам делиться идеями, разместите в офисе ящик для анонимных предложений или периодически проводите анонимные опросы в онлайн-формах.
С помощью обсуждения стоит разобраться с конфликтными ситуациями: выслушать всех, проанализировать доводы и только потом принимать решение.
6. Пусть каждый выразит себя
Команде разработчиков нужно пространство для творчества. Поэтому важно создать атмосферу, в которой сотрудники не будут бояться высказывать свои идеи или делать ошибки (в пределах разумного).
Чтобы риск был менее пугающим, предложите членам команды заполнить простую таблицу, в которой они представят наихудший сценарий перед выполнением задачи. Он состоит из трех столбцов: в первом нужно написать, какой результат сотрудник считает самым ужасным; во втором - какие действия и факторы, по его мнению, могут привести к такому финалу; в третьем — что нужно будет сделать команде, чтобы выйти из вероятно плохой ситуации.
Поощряйте не только смелость, но и стремление сотрудников развиваться. Найдите или организуйте для них образовательные программы, курсы и лекции.
7. Следите за размером команды
Большое количество сотрудников не гарантирует, что команда будет работать эффективнее или быстрее. Наоборот, в слишком большой группе сложнее построить доверительные отношения и контролировать работу.
Основатель Amazon Джефф Безос, например, рекомендует при создании команды использовать «правило двух пицц»: в команде должно быть достаточно человек, чтобы накормить их двумя пиццами. Не более. Это ограничение позволяет эффективно контролировать деятельность каждого и повышать производительность.
8. Используйте одни и те же рабочие инструменты
Все члены команды должны использовать одни и те же каналы связи и программы. В противном случае может возникнуть коммуникативный барьер, который будет мешать достижению цели и создавать внутренний дискомфорт. Например, если часть команды работает в «Google Docs», а другая в Microsoft Office; либо один отдел общается исключительно в Telegram, а другой в WhatsApp. Лучше обговорить это сразу, а не подстраиваться друг под друга в процессе.
9. Следите за прогрессом
Регулярный анализ и оценка работы — эффективные инструменты развития команды. Для этого стоит использовать очевидные показатели, например, заработанные деньги или количество клиентов/подписчиков.
Также периодически — раз в месяц или квартал — нужно отвечать на пять вопросов:
- Чего уже добилась команда?
- Что изменилось в команде?
- Чему научилась команда?
- Что такое команда? все хорошо? < li>Что нужно исправить/улучшить?
На основе ответов можно пересмотреть рабочие процессы, обсудить детали с сотрудниками и при необходимости изменить стратегию.
Несколько функций позволяют отслеживать прогресс в LeaderTask Business. Например, «Календарь» и «Расписание» дают сотруднику возможность видеть все свои задачи, проекты и поручения на день или неделю, а «История по задачам» — анализировать уже выполненные. Эта функция также позволяет менеджерам оценить работу членов команды или просмотреть старый неудачный проект и выяснить, что там пошло не так. В диспетчере задач также есть «Режим бога» — благодаря ему суперадминистратор, то есть начальник, может видеть все задачи всех сотрудников.
«ЛидерТаск Бизнес» существует на всех популярных платформах: Windows, MacOS, Web, iOS, Android. Это значит, что удобный планировщик всегда будет с вами: на смартфоне, ноутбуке, планшете или стационарном компьютере. Вы можете воспользоваться услугой в любое время.
Чтобы использовать все бизнес-функции диспетчера задач, вам необходимо подписаться. Используйте промокод Lifehack, чтобы получить скидку 50%. Предложение действует до 31 марта 2021 года.
Скачать
Цена: Бесплатно
Скачать
Цена: Бесплатно
10. Хвалите за хорошую работу
Похвала — отличный мотиватор. Стоит отметить и успешную работу всей команды, и индивидуальные успехи конкретного сотрудника, если он прыгнул выше головы или помог своим коллегам, выполнив что-то вне своих обязанностей. Последнее особенно важно: такой подход создаст дружескую атмосферу, улучшит рабочий настрой коллектива и сплотит коллектив.
Похвалу можно выразить по-разному: словами благодарности, денежными призами или подарками, дополнительными выходными.