Прежде всего, вам нужно понять, куда уходит ваше время. Для этого следите за тем, что вы делаете в течение дня. Тогда вечером вы увидите, что нельзя было сделать, а на что стоило выделить больше времени. Конечно, если ваш рабочий день состоит в основном из различных встреч (если вы, например, врач или юрист), такой подход вам не особо подходит. Однако его можно использовать и в нерабочее время, если вы заметили, что ваши вечера и выходные пролетают незаметно за просмотром сериалов и социальных сетей.
Относитесь ко времени как к еде
Правильное распределение времени дается нам с таким трудом, потому что само время понятие очень расплывчатое. Его нельзя увидеть или потрогать, о его природе до сих пор спорят даже ученые.
Так что попробуйте думать о времени как о чем-то более конкретном, например, о еде. Склонность отвлекаться сродни тяге к нездоровой пище. Пустая трата времени — лишний вес. А решение проблемы (учет времени) — ведение дневника питания.
Каковы преимущества пищевых дневников? Во-первых, для людей с избыточным весом просто знание того, что они едят, иногда может быть шоком. Все виды закусок и десертов кажутся не в счет, пока не увидишь, что их считают на бумаге. Понимание того, что вы едите, здоровое чувство стыда и ответственность, которая приходит с ведением дневника, все вместе приводит к тому, что вес уходит быстрее.
Те же аргументы применимы к записи затраченного времени. Поэтому, если вы хотите накачать мышцы продуктивности, начните отслеживать, как вы тратите свое время.
Начните отслеживать свое время
Для этого вам придется скрупулёзно записывать часы и минуты, потраченные в день, в течение нескольких недель или даже месяцев. Как ни парадоксально это звучит, сам этот процесс тоже требует времени.
Сначала давайте рассмотрим, в чем преимущества учета рабочего времени, а затем перейдем к советам, которые помогут вам начать работу.
1. Это основа для других методов повышения производительности
Ведь мы не приступаем к силовым тренировкам, не определив исходный вес, который можем поднять. То же самое следует делать, пытаясь создать новые привычки и повысить производительность. Если мы точно не знаем, как и на что тратим свое время, мы просто не сможем правильно рассчитать время на разные дела и будем постоянно недовольны собой.
Если вы, например, не замечаете, что проводите час в день в социальных сетях, как избавиться от этой привычки? Вы просто думаете, что вам нужно по-другому составлять свои списки дел, чтобы быть более продуктивными. Хотя нужно просто заблокировать Facebook* или ВКонтакте.
Отслеживание затраченного времени поможет вам понять, какие стратегии продуктивности вам действительно нужны.
2. Это дает понять, не переоценили ли вы свои временные затраты
Сейчас все жалуются на постоянную занятость и нехватку времени. Но что, если это ощущение есть проблема восприятия, а не действительное положение вещей? Не исключено, что оно возникает из-за того, что вы неправильно оцениваете, сколько времени у вас уходит на выполнение разных дел.
Когда мы смотрим на свое расписание, мы преувеличиваем количество времени, которое нам приходится тратить на определенные задачи. И это отбивает у нас охоту браться за дело или заводить новые увлечения. А иногда мы даже тратим на какое-то действие больше времени, чем необходимо.
Конечно, не все дела только кажутся трудоемкими. Некоторые действительно отнимают много времени. Но если вы отследите, сколько времени вы тратите на это в течение нескольких недель, вы заметите, что некоторые вещи выполняются быстрее, чем вы думали. Таким образом, у вас будет время заняться тем, на что раньше не было времени.
3. …или если недооценили
Так же часто мы недооцениваем наши инвестиции в реальном времени.
Склонность преувеличивать время, затрачиваемое, например, на различные домашние дела, возникает из-за того, что мы считаем такие задачи более обременительными.
Время, потраченное на занятия, не требующие стресса, обычно пролетает незаметно. Это те виды деятельности, которые вам необходимо исключить из своей повседневной жизни.
4. Развивает чувство ответственности
Когда вы час сидите без дела в интернете, а потом возвращаетесь к работе, вполне возможно, что этого никто, кроме вас, не заметил. Оказывается, этот час просто канул в лету. Да, какое-то время вы чувствуете вину, но потом просто забываете об этом и тратите впустую еще час или два на следующий день.
Но когда мы отслеживаем свое время, мы должны записывать и этот потерянный час. Здесь реакция будет совсем другой. Запись «С 12:00 до 13:00 был в Интернете» вызовет гораздо больше вины, чем просто мысль: «Ой, еще час прошел». Вам придется признать, что вы потратили час впустую.
Естественно, просматривая вечером ваши записи, хочется видеть, что день прошел не зря. Если сегодня вы зря потратили время и записали его, завтра будет проще не отвлекаться.
5. Это помогает делать больше
Иногда, проанализировав свои действия какое-то время, обнаруживаешь, что делать тебе особенно нечего. Вы тратите время по пустякам, потому что это не наносит большого ущерба вашей работе.
Если вы выполняете свою работу и у вас еще есть свободное время, но вы по-прежнему чувствуете, что ваш день не был продуктивным, вы можете взять на себя больше задач. Если вы работаете не по найму и можете сами управлять своим графиком, ищите новых клиентов или поставщиков или развивайте свой веб-сайт. Если вы работаете в крупной компании, спросите руководство, есть ли какие-нибудь новые проекты, которыми вы могли бы заняться. Маловероятно, что вам откажут.
6. Это учит не распыляться сразу на несколько вещей
Всем известно, что многозадачность — это всего лишь помеха продуктивности. А сама идея многозадачности — всего лишь миф. На самом деле мы не делаем несколько дел одновременно, а очень быстро переключаемся с одного дела на другое снова и снова. Наш мозг не предназначен для многозадачности, поэтому мы неизбежно что-то упускаем или делаем не очень хорошо.
Когда мы отслеживаем время, мы учитываем каждую задачу. И на каждую задачу мы выделяем определенный период времени, хотя бы для того, чтобы было проще вести учет. Мы даже как-то гордимся, когда отмечаем, что час-другой был потрачен на одно важное дело.
Со временем у вас разовьется способность концентрироваться на чем-то одном и вам больше не захочется совмещать несколько дел и отвлекаться от важной работы. Скорее всего, вы сможете выделить полчаса или час в день на различные мелкие задачи и выполнить их все за один присест.
Повысьте точность и эффективность отслеживания
Вот три ключевых правила, которые сделают учет рабочего времени максимально эффективным:
- Честность. Эти записи никто кроме вас не увидит, так что не приукрашивайте. Если вы нечестны с собой, зачем вообще этим заниматься?
- Непрерывность. Чтобы получить полное представление о том, на что вы тратите свое время, вам нужно как минимум две недели. Делайте заметки только в обычном темпе (не перед отпуском или праздником).
- Дотошность. Думайте не часами, а минутами. Например, в первые дни записывайте все свои действия с утра до вечера с точностью до минуты. Затем вы можете переключиться на 5-минутные интервалы, а позже на 15-минутные интервалы.
Есть два способа следить за временем:
- В промежутках времени. Например, с 9:00 до 9:15. Установите таймер каждые 15 минут (по крайней мере, сначала вы можете увеличить время позже) и записывайте, что вы сделали.
- Задачи. Занимайтесь своими делами и делайте заметки каждый раз, когда начинаете что-то новое.
Попробуйте оба метода и решите, какой из них вам больше подходит. Сначала записывайте все по минутам. Это поможет вам понять, сколько времени на самом деле занимает каждое задание и как устроен ваш день в целом. Затем вы можете отслеживать время через определенные промежутки времени. Это облегчает планирование дел и замечает, когда вы чаще всего отвлекаетесь.
Вы также можете добавлять короткие заметки к своим записям. Например, рядом с записью «Читаю» укажите, какую книгу или журнал вы читаете. Рядом с «В дороге» можно указать погоду или что вы слушали (подкаст, аудиокнигу, музыку), а рядом с записью «Играли с ребенком» указать конкретную игру. Таким образом, простое отслеживание времени становится почти дневником. Вы не обязаны этого делать, но вам может понравиться.
Через две недели учет времени войдет в привычку. Теперь вы не сможете так тщательно записывать все свои действия. Просто обращайте внимание на время (хотя бы в течение рабочего дня) и отмечайте, удается ли вам использовать его по максимуму. Если вы чувствуете, что часто отвлекаетесь, снова вернитесь к письму.
Даже если после этого двухнедельного эксперимента вы вообще перестали следить за временем, попробуйте проверять себя примерно раз в год, чтобы увидеть, как меняются ваши привычки.
Используйте разные инструменты
Цифровые медиа
В настоящее время существует множество цифровых помощников, которые автоматически отслеживают, как вы тратите свое время. И хотя они могут быть полезны (особенно если вы не делали заметок несколько часов и забыли, чем именно вы занимались в тот или иной момент), полностью полагаться на них не стоит. Только вы сами знаете, что вы делали на каком-то сайте - работали или простаивали. Приложение не будет определять это за вас.
- RescueTime. Эта программа работает в фоновом режиме и отслеживает, сколько времени вы тратите на разные сайты и приложения. Он подходит для различных операционных систем, включая Android. Вы также можете ставить цели в программе и следить за ростом своей продуктивности.
- Toggl. Хотя эта программа изначально предназначалась для фрилансеров, она вполне подойдет всем. В нем есть удобные диаграммы, наглядно отображающие ваш прогресс.
- ATracker (только для iOS). Просто добавьте свои обычные задачи, нажмите на них, когда начнете, а когда закончите, нажмите на следующую. Предыдущее задание будет выполнено автоматически, и приложение само установит время.
- Evernote. Как и ATracker, это своего рода комбинация цифрового и аналогового. Вы используете цифровое устройство, но только для заметок. Evernote можно использовать как обычный бумажный блокнот.
Аналоговый
- 168-часовой календарь. В течение недели (это ваши 168 часов) запишите, что вы делаете, разделив день на 15-минутные интервалы. Держите календарь под рукой, например, на столе или на кухне. Через пару недель вы поймете, на что обычно тратите время и как можно скорректировать свой распорядок.
- Обычный блокнот. Не зря его считают классикой. Просто записывайте, когда вы заканчиваете одно занятие и начинаете другое, и при необходимости добавляйте пояснения. Например, если вы читаете статью в Интернете по работе, отметьте ее соответствующим образом, а не просто напишите: «Прочитать статью в Интернете».
Когда вы просматриваете свои записи вечером и видите хорошо проведенный день, вы почувствуете, что действительно заслужили отдых и сон. Отслеживание времени изменит не только то, как вы проводите каждую минуту и каждый час, но и ваше восприятие жизни в целом.
Потратьте время на то, что действительно важно. Отслеживайте потраченное время. Измени свою жизнь.