У французских поваров есть понятие мизанплас, что означает «все на своих местах». Его изобрел тринадцатилетний Огюст Эскофье еще в 1859 году, когда он начал помогать дяде с работой в ресторане.
Мальчик вырос и посвятил свою жизнь тому, чтобы превратить французскую кухню в эталон мирового уровня, а работу повара – в высокое искусство. Он создал иерархию, согласно которой каждый ингредиент, инструмент или блюдо подавались в соответствии с четким планом.
Память и энергетические запасы поваров, как и любых работников умственного труда, ограничены. Поэтому оптимизируют процессы на кухне, чтобы рутинная часть занимала как можно меньше ресурсов и оставалось время сосредоточиться на творчестве. Один из самых фундаментальных и полезных навыков, которым вы можете научиться у этих мастеров, — это управление своей работой.
1. Будьте последовательны
На кухне важно, чтобы мясо размораживалось перед нарезкой, макароны готовились до добавления соуса, а чеснок чистился перед тем, как положить его в блюдо. Правильная последовательность здесь крайне важна. Чтобы достать курицу из морозилки, требуется всего несколько секунд. А вот вкус блюда зависит от того, не забыл ли это сделать повар в начале смены, да и вообще, будет ли оно приготовлено.
Так это на работе. Задачи, которые вы выполняете в первую очередь, задают тон всему оставшемуся дню. Если вы знаете, что вам нужно будет скачать большую программу и это займет около часа, начните загрузку и тем временем займитесь чем-нибудь другим.
Если отложить это дело до того момента, когда вам понадобится программа, придется понервничать и замедлить процессы. Минуты, потраченные сейчас, могут сэкономить вам часы позже. Так что не забудьте составить списки, чтобы определить последовательность действий.
2. Используйте напоминания
У каждой вещи есть свое место на кухне. Если повар поставил на плиту сковороду, то это уже не просто сковорода, но и напоминание о том, что готовится какое-то блюдо. Масло на нем не просто шипит, а сигнализирует о том, что пора делать следующий шаг. Если повару нужно приготовить параллельно три блюда, он может поставить на огонь кастрюлю, достать из холодильника сливки и положить на разделочную доску зелень.
Те, кто работает не с продуктами, а с информацией, могут получать сотню уведомлений и десяток писем в час. И каждый раз после их прочтения нужно размещать полученную информацию в нужном месте, как пучок зелени на доске.
Для этого подойдет диспетчер задач, заметки в телефоне, приложение для отложенного чтения и онлайн-календарь. Это цифровая «среда», которая «помнит» все, что вам нужно. После любого пришедшего запроса кладите о нем напоминание «на разделочную доску» — чтобы ничего не потерялось.
3. Различать типы задач
Время нельзя ни замедлить, ни ускорить. Но повара считают, что оно не всегда одинаковое, и выделяют два типа: время, требующее участия человека, и то, которое не требует.
Первый относится к задачам, требующим от шеф-повара полной концентрации и участия. Перемешивание, измельчение, добавление приправ – эти действия всегда будут занимать определенное количество минут, если их выполнять сейчас, а если отложить на потом.
Второй тип времени относится к задачам, которые можно выполнить без непосредственного внимания повара. Жарка, разогрев, маринование, варка — процессы, которые человек должен запустить, но они продолжают происходить, даже когда повар переключается на что-то другое.
В работе с информацией мы почти не осознаем разницы между этими типами задач. Мы склонны переоценивать те, которые требуют нашего полного включения, потому что именно тогда мы, кажется, делаем все возможное. Но на самом деле именно задачи, не требующие нашего участия, дают нам наибольшие преимущества.
Потому что небольшие действия, которые мы предпринимаем для ускорения процесса, дают нам возможность сосредоточиться на других вещах. Лучше потратить 20 минут сейчас и показать новому коллеге, как выполнить задачу, чем отложить ее на неделю и потратить гораздо больше времени на выполнение самой.
Приучите себя различать задачи в вашем списке дел, которые требуют разной степени вовлеченности.
Это имеет решающее значение, когда речь идет о планировании последовательности действий. Дела, не требующие вашего непосредственного участия, особенно эффективны в начале.
4. Начинайте только то, что можете закончить
Блюдо, приготовленное на 99%, не имеет ценности. Оно должно быть либо готово, горячо и вовремя подано гостю, либо не быть вовсе. Вот почему повара не начинают то, что не могут закончить. Как только блюдо готово, оно сразу приобретает большую ценность. Не только потому, что она наконец-то может уйти в гости, но и потому, что уже не требует внимания.
То же самое происходит и с умственной работой. Каждый раз, когда мы запускаем, а затем останавливаем какой-то процесс, мы несем скрытые убытки. Нерешенной проблемой нужно будет управлять и обновлять информацию о ней. У него есть место в вашем списке дел, на вашем компьютере или столе и, самое главное, в вашем подсознании.
Вы можете достичь точки, когда все ваши ресурсы будут потрачены просто на отслеживание и запоминание всех невыполненных задач. Поэтому каждый раз, когда вы начинаете проект, спрашивайте себя: «Как и когда я его закончу?»
Конечно, не всегда удается завершить начатое. Обработка информации по своей природе непредсказуема. Иногда быстрый телефонный звонок превращается в часовую беседу, которая нарушает весь ваш план на день.
Даже просто думать о том, как закончить задачу, важно. Вместо того, чтобы сразу переключиться на другую задачу, потратьте несколько лишних секунд на то, чтобы записать информацию о незавершенной задаче в таск-трекер.
5. Оптимизируйте повторяющиеся действия
Чтобы готовить блюда одно за другим, повару нужно делать больше, чем просто действовать как можно быстрее. Он должен оптимизировать повторяющиеся действия. Каждый из них не занимает много времени, но из-за их количества может теряться эффективность.
Поэтому вместо того, чтобы доставать каждый ингредиент из холодильника по мере приготовления блюда, лучше взять их все сразу, если только это не противоречит рецепту. Таким образом, повар работает быстро не потому, что устал, а потому, что выигрывает здесь несколько секунд, там пару минут и в результате экономит массу времени.
Работникам умственного труда важно избавиться от действий, которые повторяются с некоторой частотой. Возьмем в качестве примера человека, который ведет социальные сети бренда. Ему необходимо публиковать сообщения каждый день, отвлекая от других своих задач и переключая внимание. Эффективнее будет воспользоваться сервисом автопостинга, подготовить все материалы за неделю вперед и дать приложению возможность их опубликовать.
6. Организуйте свое рабочее пространство
Шеф-повар организует свое рабочее место так, чтобы все было логично. Ингредиенты находятся слева от разделочной доски, разделочная доска — в центре, а обработанные ингредиенты — справа. После каждого использования нож и полотенце возвращаются на свои места.
Это «разделение» ингредиентов и инструментов должно быть постоянным изо дня в день, чтобы шеф-повар мог понять, где что находится. Рабочее пространство становится продолжением разума повара, поэтому он может тянуться к ложке или ножу так же интуитивно и естественно, как и к мыслям в своей голове.
Рабочая среда лиц, занимающихся умственным трудом, постоянно меняется. С одной стороны, в этом есть преимущество: вы можете вести свой бизнес из любой точки мира. Но есть недостаток: нет возможности правильно организовать рабочее пространство. При этом он чрезвычайно стабилен: все происходит на компьютере и распространяется на мобильные устройства, планшеты, смарт-часы и даже чужие экраны.
Организовать свое пространство довольно просто:
- Создайте привычки, чтобы предсказуемо начинать и заканчивать свой день.
- Используйте электронные заметки в качестве основного инструмента повышения производительности, чтобы всегда иметь при себе всю информацию.
- Создайте отдельные рабочие области для каждого из ваших самых важных проектов.
- Заканчивайте каждый день или неделю, закрывая все вкладки браузера и выключая компьютер.
Каждая из этих процедур устанавливает границы — время, пространство или устремления, — которые помогают вам понять, на чем следует сосредоточиться, а что игнорировать.
Французские повара всегда учитывают ограничения времени и пространства. Они не могут утешать себя историями вроде «Проект идет по плану» или «Я скоро этим займусь». Чтобы добиться успеха, им важно сосредоточиться на конкретной задаче и видеть общую картину. Эта же способность очень полезна для работников умственного труда.