Что такое «теория гидрантов»
Основатель Lotus Митч Капор однажды заметил, что получать информацию из Интернета все равно, что пить из пожарного гидранта. Эксперт по онлайн-коммуникациям Мэтью Лори подхватил эту идею и назвал гидрантом непрерывный поток сообщений, уведомлений и других данных, которые мы получаем из разных источников 24 часа в сутки, 7 дней в неделю.
Гидрант — это не просто информация, а настоящая фабрика новых задач. Среди них самые разные: очевидные, вроде письма с заданиями от начальника, и менее очевидные, вроде профессиональной статьи, которую было бы полезно прочитать.
Гидранту плевать на наши внутренние ритмы. Пока мы спим, он только наполняется. Утром смотрим в телефон - и тонем в потоке писем и уведомлений. Задачи, которых вчера не было в плане, сейчас горят и требуют нашего немедленного внимания.
Важно понимать, что это непрерывный поток информации, который невозможно охватить полностью. Его источником является не только электронная почта или социальные сети, но и разнообразные приложения, личные и рабочие календари, сайты, встречи с близкими и даже собственная голова. Нам приходится все время обрабатывать сообщения и решать, что с ними делать: мгновенно реагировать, применять на работе, сохранять для дальнейшего использования, делиться или удалять.
Чтобы управлять гидрантом, вы можете попробовать один из двух способов: изменить собственное поведение или применить технологию. Но возможен и третий вариант — использовать технологии для изменения своего отношения и взаимодействия с информацией.
Какие методы помогают управлять гидрантом
1. Структурируйте свой распорядок дня
Эта техника позволяет нам организовать каждый день таким образом, чтобы синхронизировать время работы и время, когда наш мозг способен лучше всего сосредоточиться. Отслеживайте свои показатели и узнавайте, когда вы наиболее продуктивны, а когда, наоборот, теряете эффективность.
Допустим, ваша пиковая продуктивность приходится на утро. Выделите 2-3 часа в этот период, чтобы поработать над самой важной задачей дня, не отвлекаясь. Согласно исследованиям, если сотрудник отвлекается или отвлекается хотя бы раз в три минуты, ему требуется в среднем 23 минуты, чтобы вернуться к делу.
Убедитесь, что вы выбрали самую сложную и важную задачу. В течение дня обязательно возникнут непредвиденные обстоятельства или дополнительные встречи, из-за которых дела первостепенной важности останутся невыполненными.
Как правило, после 60-90 минут интенсивной работы снижается концентрация. Если чувствуете, что устаёте через определённые промежутки времени, разделите период работы над основной задачей на две части, сделайте перерыв и встаньте из-за стола. Последнее обязательно — исследования подтверждают, что малоподвижный образ жизни приводит к проблемам с сердцем, плохой осанке, риску развития некоторых видов рака и многому другому.
Весь день также можно разделить на две части. Например, проводить встречи или звонки сразу после обеда, а оставшееся время посвятить задачам, связанным с управлением и планированием работы. При этом проверять входящие сообщения и почту можно только дважды — утром и днем, чтобы не отвлекаться от дел.
2. Исследуйте – Переместите в очередь или на склад – Поделитесь
Этот метод помогает разделить бессистемный поток от «гидранта» на три категории: удобный список задач; личная библиотека полезных материалов; источники информации, которыми стоит поделиться с коллегами или друзьями. Делать эту раздачу можно как утром, так и вечером.
Исследовать
Первый шаг предполагает анализ всей поступающей информации. Это включает в себя все, от рабочих и личных электронных писем до уведомлений от приложений и веб-сайтов. Здесь важно понимать, что большая часть этого не требует немедленного ответа.
Открывать каждое сообщение и отвечать на него не очень эффективно. Чтобы не терять концентрацию, лучше сосредоточиться на чем-то одном — например, смотреть только на свой почтовый ящик. Если вы можете «сканировать» их менее чем за две минуты, сделайте это. Если нет, добавьте в список задач, чтобы вернуться к ним позже.
Дважды в день анализируйте поток входящих. Делая это утром, спросите себя, насколько срочно каждое сообщение. Так вы не потратите драгоценное время, которое хотели бы посвятить самому важному делу дня.
Переместить в очередь или на склад
На следующем шаге несрочные входящие сообщения, заполнение которых занимает более двух минут, можно разделить на две области.
Во-первых, это то, что вам нужно прочитать, например онлайн-ресурсы, которые вы хотите изучить и о которых хотите подумать. Сохраняйте их в избранное браузера или в такие приложения, как Instapaper, Pocket и им подобные. Из этих запасов формируется личная библиотека полезных материалов.
Второе, что нужно сделать. Переносите задачи в бумажный календарь или электронный планировщик, например Any.do или Todoist.
Поделиться
Последний шаг — опубликовать ссылки на понравившиеся материалы в личных кабинетах или отправить их в рабочие чаты, если вы уверены, что они будут интересны и полезны коллегам.
3. Закончите начатое
Это относится ко всем задачам, которые вы выполняете. Вот где пригодится проверенная система продуктивности для управления вашим списком дел и вашим временем. Например, популярный Getting Things Done или любой другой, удобный и знакомый лично вам.
Эта статья была впервые опубликована в июле 2015 года. В сентябре 2022 года мы обновили текст.