Казалось бы, это невозможно, правда? Нам всем постоянно говорят, что для того, чтобы сделать больше, нужно больше работать. Как работать меньше и делать больше? Десятичасовой рабочий день принесет вам больше плодов, чем коллеги, работающие семь часов. Тем не менее, это не всегда так. Для достижения результата нужно качество, а не количество, поэтому вполне возможно работать меньше и получить в итоге лучший результат.
Это непросто и требует качественного, а не количественного подхода. Вам нужно мыслить творчески, чтобы найти более эффективные способы работы, но сначала вы должны признать тот факт, что ваши методы работы неэффективны. Только после того, как вы осознаете это, вы сможете начать искать пути повышения эффективности своей работы. Вот несколько советов, чтобы начать поиск.
Правило 80/20 (принцип Парето)
20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий дают только 20% результата. Постарайтесь свести к минимуму эти 80% непродуктивного времени и усилий. Вот несколько советов:
- Сократите время на электронную почту, вложите освободившиеся минуты в более значимые проекты.
- Научитесь говорить «нет» людям, которые тратят ваше время впустую. Во время работы старайтесь общаться только с людьми, от которых напрямую зависит результат работы, сведите количество пустых разговоров к минимуму.
- Большую часть времени уделяйте самому делу. Ставьте суть и работайте над ней, не отвлекаясь на детали.
Закон Паркинсона
Закон Паркинсона гласит, что «работа займет все время, отведенное для ее завершения». Это значит, что сколько бы времени вы ни отдали себе за задание, она съест его все без остатка, будь то неделя или два дня, а результат будет один и тот же. Можно сказать и по-другому: если не ставить себе сроки, то задача будет выполнена навсегда. Поэтому всегда ставьте себе жесткие сроки, культивируйте в себе желание завершить проект к сроку. Вот несколько приложений закона Паркинсона:
- Установите таймер на 90 минут, чтобы закончить небольшой проект. Когда таймер сработает, продолжайте работать над проектом, зная, что время идет. Чем раньше вы закончите, тем лучше.
- Не работайте над проектом в целом. Разделите его на несколько небольших задач, установите время для каждой из них и работайте над отдельными задачами, а не над проектом вообще.
Управление энергопотреблением
Рациональное использование энергии, а не времени, заставляет думать о результатах. Работая более интенсивно в течение короткого промежутка времени, вы можете добиться большего, чем работая целый день, уставший и рассеянный. Вот несколько идей:
Рабочий заказ
Обозначьте для себя зоны усиленного внимания и полного отдыха. Чередуйте их.
Убийственные проекты
Этот экстремальный метод сохраняет концентрацию энергии и значительно экономит время. Его суть не в том, чтобы растягивать задачи, требующие для реализации несколько часов, на несколько дней с перерывами. Сядьте и закончите за один присест. Убей ее.
Отдых, здоровье и развлечения
Не забывайте, что вы не раб, поэтому давайте себе отдых, но только тогда, когда вам это действительно нужно. Научитесь честно отделять лень от усталости.
Используйте только острые инструменты
Это как в старой притче о двух лесорубах. Им обоим подарили инструменты на соревнованиях лесорубов. Первый быстро схватил свой топор и побежал рубить, думая, что главное время. А второй спокойно сел и стал точить свой топор. Когда время уже подходило к концу, первый был уверен, что выиграет, потому что рубил все время. Однако второй встал в конце, и в оставшееся время со своим острым топором обращался гораздо лучше. Мораль? Не используйте ржавые инструменты. Используйте эффективные методы, программы, быстрые компьютеры, в итоге они сэкономят вам время и силы, а высвободившееся время потратите на что-то другое.
Числовое правило
Предположения — большая трата времени. Не делайте предположений о том, сколько вы сделали, сколько осталось сделать — всегда смотрите на реальные цифры. Разбейте работу на части и отмечайте выполненное. В этом случае вы всегда будете точно знать, сколько вы сделали. Меняющийся индикатор выполнения задачи — лучший стимул делать больше. Перед долгосрочным проектом делайте тесты, пробные варианты. Измеряя время, потраченное на тест, вы сможете экстраполировать его результаты, рассчитав время, которое фактически потребуется для завершения всего проекта.
Правило качества времени
Как оценить, какой проект занимает сколько времени? Какому проекту следует уделить больше внимания? Попробуйте сами: попробуйте писать по электронной почте 30, 60 и 90 минут в день. Сравните результаты. Если вы видите, что 50% задач будут выполнены за 30 минут, 90% задач за 60 минут и 95% за 90 минут, выберите для себя лучшее соотношение время/качество, и придерживайтесь его в дальнейшем. Для меня очевидно, что тратить больше 60 минут уже накладно.
Возможно у вас есть свои идеи - поделитесь!