Зачем нужно прошивать документы
Это помогает сохранить бумаги в целости, организовать их для хранения в офисе, передачи в архив или отправки в различные государственные органы (например, для проверки или в качестве отчетности). Как правило, эта процедура требуется для бухгалтерской, кадровой, нотариальной, уставной и других видов документации.
Прежде чем браться за нитку с иголкой, стоит уточнить правила и требования к формированию чехла для конкретной ситуации. Если документы сшиты неправильно, архив, госучреждение или другая организация могут их просто не принять.
Что нужно сделать перед сшиванием документов
Эти действия необходимо выполнять вне зависимости от выбранного типа прошивки.
Подготовьте документы
В первую очередь проверьте все бумаги на наличие необходимых подписей и печатей. Убедитесь, что на них не осталось скоб, скрепок или скрепок. Расположите все листы в правильном порядке и сосчитайте их. В некоторых случаях потребуется их дополнительно пронумеровать, сделать обложку и провести опись. Поэтому заранее уточните в организации, куда будете подавать документы, список требований для оформления.
Старайтесь аккуратно складывать все листы, иначе пачка будет выглядеть некрасиво, а сломанные страницы будут мятыми.
Получить инструменты
Сшивать документы можно с помощью минимального набора инструментов. Кстати, заведите для него отдельную коробку, чтобы в случае необходимости все необходимое было под рукой. Тебе понадобится:
- Толстая, длинная игла. Обычные для шитья в этом деле будут бесполезны: они тонкие, хрупкие и легче ломаются.
- Шило канцелярское. Он поможет сделать ровные проколы даже в толстой стопке бумаг.
- Дырокол.
- Нитки. Подойдет прочный хлопок или синтетика – из лавсана или нейлона.
- Клей.
- Кусок плотного картона или деревянная подложка, чтобы не повредить стол во время сшивания бумаг.
- Зажимы — это специальные зажимы, которыми удобно фиксировать толстые стопки бумаги.
Как сшить документы в два отверстия
Это самый простой и быстрый способ.
Оставьте 10 см сверху и 1-2 см от левого края документа. Проделайте толстой иголкой или шилом через всю стопку бумаг отверстие, а затем еще одно на 6–10 см ниже. Еще удобнее использовать дырокол.
Отрежьте нить длиной 20-30 см, проденьте ее через отверстия на лицевой стороне и завяжите крепким узлом на изнаночной стороне. Вырежьте из бумаги прямоугольник размером примерно 2х8, 3х5 или 5х6 см (в зависимости от вида документации и требований принимающей организации). Приклейте его поверх узла и концов нитей.
На приклеенном прямоугольнике написать «Всего прострочено и пронумеровано», указать общее количество листов цифрами и прописью в скобках. Поставьте подпись с расшифровкой так, чтобы она немного выходила за края прямоугольника. А при необходимости еще и пломбу поставить.
Как сшить документы в три отверстия
Сделайте 3 отверстия в стопке бумаги, 1-2 см слева и 12 см сверху. Расстояние между проколами должно быть около 3 см. Их можно сделать иголкой или шилом, а если бумаги много, на помощь придет дырокол.
Вденьте иголку и начните сшивать документы с обратной стороны. Отправной точкой будет центральное отверстие, а далее ведите иглу по указанной схеме.
Натяните нити так, чтобы они плотно стягивали листы между собой, и завяжите их в узел. Затем сверху наклейте бумажный прямоугольник 2х8, 3х5 или 5х6 см (в зависимости от вида документации и требований принимающей организации). На нем сделать удостоверяющую надпись и указать количество сшиваемых листов, подпись заменить расшифровкой и, при необходимости, печатью организации.
Как скрепить документы в четыре отверстия
Этот метод будет особенно полезен, если вам нужно сшить толстую стопку документов. Нитки будут надежно удерживать листы по всей высоте, как книгу.
Отступите от верха документа 2 см и слева 1-2 см. Сделайте один прокол иголкой или шилом, а затем еще три, продвигаясь вниз с шагом 8 см, или воспользуйтесь дыроколом.
Отрежьте нить длиной не менее 50 см и проденьте ее через толстую длинную иглу. Начинайте сшивать стопку с изнанки и следуйте схеме, показанной на картинке.
Завяжите концы нитей тугим узлом сзади. Сверху приклейте прямоугольник из бумаги размером примерно 2х8, 3х5 или 5х6 см. На нем укажите, сколько листов прострочено, поставьте подпись с расшифровкой и печатью, если это необходимо.