Представьте, что вы творческий человек, которому для комфортной работы нужен свой небольшой, уютный, вдохновляющий беспорядок. Чтобы важные записи перемежались красивыми открытками из стран, где вы провели незабываемый отпуск, или флаерами из ближайшего кафе, а рядом с монитором всегда стояла любимая грязная кружка.
Что поделаешь, такой уж вы человек. Идеальный порядок вас утомляет и убивает всякое желание творить, и вам просто некогда разбираться в бумагах. А теперь представьте, что вы вдруг попали в строгие рамки диковинной японской системы кайдзен.
Что такое кайдзен
Кайдзен — это японская философия постоянного совершенствования и изменений к лучшему. Кайдзен — это то, что простыми словами можно назвать бережливым производством. Нужный объект в нужном месте в нужном количестве. Порядок, сортировка, принятые стандарты, обслуживание и чистота.
Документы, материалы, средства производства – все это хранится, поддерживается в порядке и систематизируется таким образом, чтобы любой рабочий мог быстро найти все, что ему нужно. В крупных компаниях кайдзен касается производственных процессов, а для офисных работников это отражается на их рабочей среде.
Это касается и рабочего пространства на системных дисках (стандартные имена файлов), и канцелярских принадлежностей (свое место для бумаги или картриджей для принтеров), и хранения документов (папки, подписанные стандартным образом).
Преимущества системы кайдзен
Если рассматривать кайдзен на уровне компании, то эта система оказывается полезной и продуктивной. Я приведу простой пример. Мне посчастливилось работать на крупном заводе, где максимально использовали кайдзен. Например, предложение одного из сотрудников загрузить на поддоны еще четыре ящика привело к тому, что грамотное распределение продукции позволило сэкономить значительную сумму на аренде склада.
Или пример использования кайдзен в офисе. Место для хранения бумаги отмечено шкалой. Если количество бумаги уменьшится до определенной отметки, то пора задуматься о заказе новой партии. Это помогает предвидеть ситуацию, когда чего-то будет не хватать.
Что касается личного пространства офисного работника, то у вас всегда должен быть чистый стол. Все папки с документами должны быть подписаны и приведены к единообразию.
В этом случае вы будете знать, где и сколько канцтоваров. Это очень удобно.
Личный опыт использования кайдзен
Впервые я столкнулся с философией кайдзен, когда устроился на работу в японскую компанию. В офисе каждая вещь должна была стоять на своих местах, отмеченных зеленой наклейкой. На моем столе висела фотография, на которой были изображены монитор, клавиатура и мышь, стоящие на пустом столе. И подпись: «Вот так выглядит мой рабочий стол в конце рабочего дня».
Все бы ничего, но в этой «стерильности» я вдруг стал скучать по себе. Будучи творческим человеком, я привыкла окружать себя любимыми вещами. Мне нужен был "порядок в беспорядке": тот случай, когда со стороны ваш стол кажется захламленным местом, но вы точно знаете, что и где находится.
Мне показалось, что расставлять рабочие принадлежности по своим местам пришлось долго. И однажды в душе обездоленного артиста проснулся протест. А теперь моя любимая кружка, которую просто один раз помыть, спрятала в ящик для личных вещей. И мое сердце счастливо от такого бунта.
До этого я работал дизайнером в небольшом рекламном агентстве. На моем рабочем столе были и флаеры фильмов, и всякие смешные картинки, и миска с орехами, и даже антистрессовый мячик, на который каждую неделю надевали новый костюм, который мы сделали из бумаги. И это было хорошо.
Но так ли это хорошо? На то, чтобы найти действительно важную бумажку, ушло примерно столько же времени, сколько и на наведение идеального порядка. Отвлекаться на газету с завалявшимся гороскопом было обычным делом, и на это тоже тратилось время.
Что же все-таки выбрать?
Мое решение было простым: я выбрал лучший из двух подходов. Я объединил систематизацию и порядок, которые предлагает кайдзен, со своим видением и любимыми вещами.
Главное правило — не переборщить ни с кайдзен, ни с бардаком.
В моих шкафах, ящиках и документах все разложено по четкой системе. Но на моем столе всегда есть уголок, посвященный вдохновляющим вещам: рисункам, цветку в горшке и слону из Таиланда.
Не бойтесь делать над собой усилие и раскладывать важные вещи по полочкам. Как только вы немного привыкнете к этому, вы поймете, что это очень удобно. А для своего бардака отведите отдельный угол.
Кайдзен хорош до тех пор, пока вы не начнете уделять больше внимания форме, чем содержанию. Творческий беспорядок хорош до тех пор, пока он не превращается в беспорядок.
На новое рабочее место я принесла три вещи. Во-первых, кружка. Во-вторых, блок со сменными листиками в клеточку вместо дневника. В-третьих, цветок в горшке, который я ласково называю про себя Джорджем. В честь Джорджа Харрисона. Все остальное — полный кайдзен.