Как бы мы ни хотели избавиться от бюрократии, даже самой креативной компании приходится копаться в бумажной волоките. И очень часто в документации есть «дыры», которые могут привести к потере материальных ценностей или утечке критической информации, снизить качество работы с клиентами и внести проблемы в отношения между коллегами.
1. Трудовой договор
На практике бывают документы настолько водянистые, что ими легко можно заменить влажные салфетки. Размытые обязанности, должности и, следовательно, ответственность плохо сказываются на надежности компании.
Власти могут доверить что угодно, но неясны критерии качества исполнения. Кто за что отвечает и кто чей руководитель тоже непонятно, потому что все позиции в договоре равны. В результате выполнять указания «неформального» начальника необязательно. Уволить тунеядцев тоже непросто: Трудовой кодекс запрещает прощаться с нерадивыми работниками без дисциплинарных взысканий и даже штрафует их.
Чтобы избежать недоразумений в коллективе, пропишите должность нанятого работника в трудовом договоре. Мы уже видели армии "программистов" и "менеджеров" - не надо так. Укажите конкретную должность: «специалист по связям с общественностью», «разработчик высоконагруженных систем» и так далее. Компании необходимо штатное расписание, административно-организационная структура.
В трудовом договоре также должно быть указано: «Работник находится в непосредственном подчинении у такого-то». Например, технический директор. Если это линейный руководитель или, скажем, руководитель проекта, то «осуществляет общее руководство таким-то проектом» (или «группой сотрудников»).
2. Описание работы
Вы учитесь на своих ошибках и уже заключили солидный трудовой договор. Однако одного названия должности недостаточно для указания сферы ответственности. В помощь компаниям - должностная инструкция, в которой подробно описано, чем занимается каждый сотрудник. Программист не просто "разрабатывает программы", но и выполняет задачи в определенной области процесса: например, клиентская часть, внутренняя часть или полный стек. То же самое для бухгалтера, офис-менеджера, консультанта, юриста и других.
Если должностной инструкции нет, а в договоре указано только «программирование» или «продажи», то получается следующее: писать код — это трудовая обязанность, а поддерживать его, например, в течение года — нет. Продажа — это обязанность, а внесение записей в CRM — нет.
3. Правила внутреннего трудового распорядка
Если вас не устраивает, в какое время сотрудники приходят на работу, как они одеваются и где едят, не спешите предъявлять требования и делать замечания. Санкции за опоздание или слишком частое курение в рабочее время незаконны, если в компании нет четких правил.
Все требования к работникам должны быть прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Они предусматривают все действия, связанные с обязанностями работника в рабочее время, и не нарушают основных прав и свобод гражданина. Только начиная с этого документа можно отмечать опоздание, курение в неположенном месте или использование ненормативной лексики.
4. Соглашение о неразглашении (NDA)
Модная бумага из практики крупных зарубежных компаний уже одним названием внушает чувство надежности. Создается впечатление, что после того, как сотрудник подписал два листа текста, все тайны организации под защитой.
Но упомянутые в NDA штрафы не работают и компенсации «доказанных убытков» не будет, если компания находится в России.
Российские предприниматели очень часто не понимают, что без режима коммерческой тайны этот документ не более чем простая бумажка. Введение такого режима должно происходить согласно соответствующему закону, и это может сделать любой юрист.
5. Служебная задача
Срывы сроков, недовольство клиентов, внезапные баги — важные задачи часто решаются в спешке и без официальных указаний. Разумеется, награда найдет героя, а возмездие найдет виновных без лишних формальностей. Однако если задача не была официально возложена, а работа была сделана «по собственной инициативе», то кому принадлежит то, что сделано?
Например, студент проходит стажировку в компании. Ночью трудоголик задерживается в офисе, чтобы закончить курсовую работу на рабочем ноутбуке. Является ли результат его усилий теперь собственностью компании? Конечно, вряд ли организация будет отстаивать права на такой текст, даже если он очень хороший. Но что, если стажер сделал не курсовую, а макет, который впоследствии получил главный приз на выставке и стал топовым продуктом компании? Без официального задания и принятия права на макет, выполненный актом, принадлежит его автору. Возможно, он захочет оставить проект себе, создать стартап и заработать свой первый миллион.
Чтобы предотвратить подобные ситуации, никогда не пренебрегайте этими документами.
6. Соглашение об ответственности
В идеальной для хитрого сотрудника компании каждая покупка в интернет-магазине не оформляется документально. Непонятно, что будет, если налить чай на данный ноут или взять его себе. Документов на компьютер нет, на балансе он не числится. О том, что сотруднику выдали аппарат новым и исправным, ни в одной подписанной бумаге не говорится. В трудовом договоре также нет ничего об ответственности за переданные материальные ценности.
В Трудовом кодексе указано, что по умолчанию работник несет ответственность за причинение вреда в пределах своей среднемесячной заработной платы. Отдали MacBook Pro 15 за 200 000 рублей дизайнеру с официальной зарплатой 50 000 рублей — полной компенсации за сломанную технику не ждите.
Ситуация может быть гораздо плачевнее, если речь идет не о халатности, а о мошенничестве. В моей практике был пример, когда для тестирования и презентации приложения стартап приобрел на грантовые деньги несколько смартфонов и планшетов Apple. Тогда никому не казалось странным, что разработчики решили потратиться на устройства в максимальной комплектации.
В конце года, при очередном приезде аудиторов из фонда, все встало на свои места. Гаджеты были на месте, но некоторые смартфоны не соответствовали тому объему памяти, который был указан в накладных. Серийные номера также отличались. После разбирательств все устройства, указанные в документах, были чудесным образом найдены. Иными словами, стартапы покупали более крутые модели, но потом «путали» их со своими, более простыми. Потом все списали на рассеянность, но сомневаюсь, что без расследования и накладных с серийными номерами смартфоны бы вернулись.
Чтобы обезопасить себя от сотрудников с «очумелыми руками», подпишите договор о материальной ответственности. Обратите внимание, что работник обязан возместить ущерб в полном объеме только в случаях, указанных в законе. Например, если вред причинен умышленно или в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.