1. Быстрое добавление новых данных на диаграмму
Если для построенного графика на листе есть новые данные, которые необходимо добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl+C) и затем вставить прямо в график (Ctrl+V) .
2. Быстрое заполнение
Предположим, у вас есть список полных имен (Иванов Иван Иванович), которые нужно превратить в сокращенные (Иванов И.И.). Для этого нужно просто начать писать нужный текст в соседней колонке вручную. Во второй или третьей строке Excel попытается предсказать наши действия и автоматически выполнит дальнейшую обработку. Остается только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы моментально. Аналогичным образом можно извлекать имена из электронной почты, склеивать полное имя из фрагментов и так далее.
3. Копировать без нарушения форматов
Вы, скорее всего, знаете о волшебном маркере автозаполнения. Это тонкий черный крестик в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу в несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает оформление таблицы, так как копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать. Сразу после перетаскивания черного креста нажмите на смарт-тег — специальный значок, который появляется в правом нижнем углу копируемой области.
Если вы выберете опцию «Копировать только значения» (Заполнить без форматирования), то Excel скопирует вашу формулу без форматирования и не испортит дизайн.
4. Отображение данных из электронной таблицы Excel на карте
В Excel можно быстро отобразить данные о местоположении на интерактивной карте, например продажи по городам. Для этого перейдите в «App Store» (Office Store) на вкладку «Вставка» (Insert) и установите оттуда плагин «Bing Maps» (Бинг Карты). Это также можно сделать по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку «Получить сейчас».
После добавления модуля его можно выбрать из раскрывающегося списка «Мои приложения» на вкладке «Вставка» и поместить на рабочий лист. Осталось выбрать свои ячейки данных и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные по ней. При желании в настройках плагина можно выбрать тип графика и цвета для отображения.
5. Быстрый переход к нужному листу
Если количество рабочих листов в файле превысило 10, то ориентироваться в них становится сложно. Щелкните правой кнопкой мыши любую из кнопок прокрутки вкладок листа в левом нижнем углу экрана. Появится оглавление, и вы сможете мгновенно перейти к любому нужному листу.
6. Преобразование строк в столбцы и обратно
Если вам когда-либо приходилось вручную перемещать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий прием:
- Выберите диапазон.
- Скопируйте его (Ctrl + C) или щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Копировать".
- Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, в которую вы хотите вставить данные и выберите один из параметров специальной вставки в контекстном меню — значок «Транспонировать». В старых версиях Excel такого значка нет, но вы можете решить эту проблему, используя Специальную вставку (Ctrl + Alt + V) и выбрав параметр Транспонирование.
7. Выпадающий список в ячейке
Если в любую ячейку предполагается вводить строго определенные значения из разрешенного набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и т. д.), то это легко устроить с помощью выпадающего списка.
- Выберите ячейку (или диапазон ячеек), где должно быть ограничение.
- Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» («Данные» → «Проверка»). < li> В раскрывающемся списке "Тип" (Allow) выберите вариант "Список" (List).
- В поле "Источник" (Source) задайте диапазон, содержащий варианты ссылок на элементы, которые впоследствии выпадет при вводе .
8. Умный стол
Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home → Format as Table), то наш список превратится в умную таблицу, которая умеет много чего полезного:
- Автоматически расширяется при добавлении в нее новых строк или столбцов.
- Введенные формулы будут автоматически скопированы во весь столбец.
- Заголовок такой таблицы автоматически фиксируется при прокрутке, а в него входят кнопки фильтров для фильтрации и сортировки.
- В появившейся вкладке Дизайн можно добавить в такую таблицу итоговую строку с автоматическим расчетом. < /ол>
- Выберите оба сравниваемых столбца (удерживая нажатой клавишу Ctrl).
- Выберите на вкладке «Главная» → «Условное форматирование» → «Правила выбора ячеек» → «Повторяющиеся значения» («Главная» → «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → Повторяющиеся значения).
- Выберите «Уникальные» в раскрывающемся списке.
9. Спарклайны
Спарклайны — это миниатюрные диаграммы, нарисованные прямо в ячейках, которые наглядно отображают динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку Line или Columns в группе Sparklines на вкладке Insert. В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, в которых вы хотите отобразить спарклайны.
После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Дизайн» можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и так далее.
10. Восстановление несохраненных файлов
Представьте: вы закрываете отчет, с которым возились последнюю половину дня, а в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг по какой-то причине вы нажимаете «Нет». Офис оглашает ваш истошный крик, но уже поздно: последние несколько часов работы пошли насмарку.
На самом деле есть шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите «Файл» → «Последний» (File → Recent) и найдите кнопку «Восстановить несохраненные книги» в правом нижнем углу экрана.
В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» → «Информация» → «Контроль версий» → «Восстановить несохраненные книги» (Файл – Свойства – Восстановить несохраненные книги).
В более поздних версиях Excel откройте «Файл» → «Информация» → «Управление книгой».
Из недр Microsoft Office откроется специальная папка, где в таком случае сохраняются временные копии всех созданных или измененных, но несохраненных книг.
11. Сравнение двух диапазонов на предмет различий и совпадений
Иногда при работе в Excel необходимо сравнить два списка и быстро найти одинаковые или разные элементы. Вот самый быстрый и наглядный способ сделать это:
12. Подбор (подгонка) результатов расчета под искомые значения
Вы когда-нибудь сопоставляли входные значения в своих вычислениях Excel, чтобы получить желаемый результат? В такие моменты чувствуешь себя бывалым наводчиком: всего пара десятков итераций «недолет-перелет» — и вот оно, долгожданное попадание!
Microsoft Excel может сделать эту подгонку быстрее и точнее. Для этого нажмите кнопку «Анализ «что, если»» на вкладке «Данные» и выберите команду «Поиск параметра» (Вставка → Анализ «Что, если» → Поиск цели). В появившемся окне укажите ячейку, в которой вы хотите выбрать нужное значение, желаемый результат и ячейку ввода, которая должна измениться. После того, как вы нажмете «ОК», Excel сделает до 100 «выстрелов», чтобы найти нужную сумму с точностью до 0,001.
Если в этом обзоре не были освещены все полезные функции MS Excel, о которых вы знаете, поделитесь ими в комментариях!