Наверное, только ленивый публичный человек не говорил о том, как важно планировать рабочее время, чтобы успевать больше, много зарабатывать и вообще быть «лучшей версией себя». Но почему-то все равно мы сталкиваемся с просроченными сроками, задачами, которые не выполнены или выполнены неправильно. Я поделюсь своими методами, как руководителю эффективно организовать рабочее время сотрудников, как выстроить общение и поставить задачи так, чтобы они выполнялись правильно.
Удалить все
Тайм-менеджмент. Я люблю это слово. Это очень удобно: я не работаю медленно и плохо, у меня проблемы с тайм-менеджментом.
Мой рецепт — убрать все лишнее, или, как я это называю, вырезать дерьмо. Удалите и отключите все, что вам не нужно.
Чтобы делать больше, не нужно 25 часов в сутки, нужно просто тратить меньше времени на бесполезные дела.
По работе необходимо часто общаться - сведите всю переписку в один мессенджер и никогда не переходите в другие.
Вы разработчик? Нет? Тогда зачем вам больше одного браузера? Вы уверены, что вам нужно три одинаковых приложения для редактирования текста? Ну и так далее.
В моей работе поток может быть выбит несколькими вещами, которые происходят регулярно: сообщения в мессенджере, входящие письма на почту, человек, вошедший в офис, телефонный звонок .
Поэтому я перевел все общение в Telegram, отключил уведомления со всех чатов, заархивировал все каналы — чтобы я мог сам решать, когда успею ответить.
На почте отписался от всех рассылок, кроме 5-6 самых нужных. Я использую сервис Unroll.me для сбора их в дайджест, который приходит раз в неделю в удобное для меня время. Почту тоже проверяю пару раз в день, а не сразу после получения письма.
По телефону прошу только не звонить мне - почти всегда можно написать или продиктовать сообщение. А личные встречи происходят только по плану — я их заношу в календарь (очень удобно это делать с помощью Calendly.com), обычно во второй половине рабочего дня.
Рецепт прост и очевиден, но, как показывает практика, используется не всегда и не всеми, у кого есть «проблемы с тайм-менеджментом».
Используйте последующие действия
Я часто провожу встречи так нежно любимого всеми. Хотя они и отвлекают людей от работы, они все равно являются наиболее удобным способом донести новую информацию до большого количества людей сразу, обработать возражения и дать ответы на вопросы, которые сразу услышат все.
Но как сделать совещания эффективными? Особенно, когда они проводятся на 20-50 человек и нет возможности сделать так, чтобы все внимательно слушали.
Самый простой и эффективный способ — попросить всех следить в самом начале. То есть записывайте все, что кажется важным. И сразу после встречи отправить текст лично вам на почту или в мессенджер.
Для говорящего этот метод позволяет, во-первых, сразу увидеть, кто и как воспринимает информацию. А во-вторых, получить мгновенную обратную связь: дошли ли основные сообщения аудитории или вам все же нужно прокачать свои разговорные навыки.
И конечно же, последующие действия помогают выполнить главную задачу встречи — сделать так, чтобы все действительно услышали и запомнили важную информацию.
Оцените время, необходимое для правильного выполнения задачи
Поначалу кажется, что невозможно правильно оценить время, необходимое для выполнения какой-либо задачи. Чуть позже вы сможете увидеть на практике, что это действительно так.
По этой причине оценка каждого задания является своего рода защитой диплома. Сотрудник говорит, сколько часов он планирует потратить на внедрение, а руководитель либо соглашается, либо просит обосновать, почему требуется так много или так мало времени.
Именно при такой «защите» (если она осуществляется не напоказ и руководитель понимает, чем занимается сотрудник) оценка задач действительно имеет смысл.
Разные люди оценивают свою работу по-разному. Кто-то завышает планку и набирает кучу задач, выделяя на каждую в разы меньше времени, чем они должны потратить. Кто-то, наоборот, перестраховывается и в каждую задачу вкладывает время на форс-мажор и «на размышление».
Хороший лидер должен задавать правильные вопросы:
- Почему вам нужно X часов, чтобы выполнить эту задачу?
- Давайте еще раз перечитаем условия задачи и определение ее выполнения. Вы уверены, что все правильно поняли и приняли во внимание?
- Если вы делаете подобное задание впервые, выделили ли вы время для ознакомления?
И конечно, всегда хорошо, когда в компании есть несколько сотрудников, выполняющих однотипные задачи. Менеджер может руководствоваться средним значением, рассчитанным на основе оценок сотрудников.
Используйте контрольные списки
Представьте, что у вас есть задание для сотрудника. И звучит это примерно так: «Самостоятельно запустить такую-то новую услугу». У сотрудника есть три варианта выполнения этой задачи:
- Минимум. То есть делать все по буквам, формально выполнять задачу. Сервис запущен, но нет ни исследований, ни моделей ценообразования, ни понимания, кто чем будет заниматься. В отделе продаж и маркетинга нет информации, как и кому продавать.
- Максимум. То есть подходить к делу энергично и с большим энтузиазмом. Провести огромное количество исследований, пообщаться с другими компаниями на рынке, сформировать десяток моделей ценообразования, провести несколько встреч внутри компании (с руководством, тимлидами и отдельно с каждой командой), сделать несколько презентаций для каждой потенциальной целевой аудитории.< /li>
- Верно. Этот подход находится где-то посередине между первым и вторым вариантами: проводится исследование 5–7 компаний сегмента, готовится понятная концепция, делается одна презентация или лендинг. Проводится общее собрание, на котором доносится ключевая информация о продаже услуги.
Чтобы сотрудник не делал слишком мало или слишком много при взятии задачи, используйте чек-лист — пронумерованный список шагов, которые необходимо выполнить для достижения результата. Особенно полезно использовать чек-листы, если вы не уверены, что сотрудник на 100% понимает, как выполнять такую задачу — например, ничего подобного раньше он просто не делал. Если лень расписывать, готовьтесь к вариантам №1 и №2. Дорисуете потом, иначе сотрудник потратит свое время и время команды на ненужные действия.